Як скласти опис в особовій справі

Як скласти опис в особовій справі

Особиста справа являє собою весь обсяг документів по співробітнику, які містять необхідну особисту інформацію про співробітника і дані про його трудовий стаж. Особиста справа ведеться індивідуально на кожного співробітника, в окремій папці. Для того щоб особиста справа співробітника дозволяло зручним чином систематизувати інформацію про працівника, існують певні правила його формування.

Інструкція

  1. Пам’ятайте, що особиста справа в обов’язковому порядку ведеться тільки по співробітникам установ державної служби, всі інші роботодавці приймають рішення про ведення або не веденні особових справ на свій розсуд. Разом з тим, якщо рішення про ведення особистих справ співробітників було прийнято, оформляти документацію слід відповідно до норм діловодства.
  2. До складу особової справи співробітника входить досить великий обсяг документації, включаючи анкету співробітника, його біографію, рекомендації та характеристики, документи про отримання освіти і пр. Одним з неодмінних атрибутів особової справи працівника є внутрішній опис документів справи.
  3. Складіть внутрішню опис документів — це перший документ, який вкладається в справу. Оскільки особиста справа формується в хронологічному порядку, аналогічним чином складається і опис. Таким чином, спочатку в опис вноситься весь перелік документів, оформлених і отриманих від співробітника при прийомі на роботу. Надалі, при надходженні нової документації, документи підшивають у справу і вносите в опис в хронологічному порядку.
  4. При веденні особової справи співробітника кожному підшитих документів привласнюйте порядковий номер. Окремою нумерацією Маркіруйте сторінки. Крім того, залежно від категорії документа, йому привласнюйте особливий індекс.
  5. При внесенні даних у внутрішню опис документів особової справи вказуйте відомості про порядковий номер і індексі кожного документа, повна назва документа та кількість аркушів у справі, яку цей документ займає. Листи, на яких ведеться опис, нумеруйте окремо від загального масиву справи. Внутрішню опис завірте власним підписом та її розшифровкою із зазначенням на посаду. Коректне заповнення внутрішнього опису дозволяє систематизувати особисті справи співробітників і зробити доступ до відомостей про працівника зручним і оперативним.