Як скласти особисту справу

Як скласти особисту справу

Робота будь-якого підприємства неможлива без співробітників. Як правило, для спрощення обліку руху персоналу деякі роботодавці в процесі господарської діяльності використовують так звані особисті справи. Взагалі поняття «особиста справа» означає якийсь архів, що містить всі персональні дані про працюючому співробітника. Застосування такої системи обліку необов’язково для юридичних осіб, а ось для держустанов особисті справи є обов’язковим пунктом.

Інструкція

  1. Як правило, при прийомі на роботу співробітник пише заяву на працевлаштування. Ви, погоджуючись прийняти його на посаду, оформляєте наказ (розпорядження) про прийняття. Далі знімаєте копії з усіх документів, наприклад, з паспорта, зі свідоцтва про шлюб і т.д.
  2. У цей момент складіть і особиста справа. Врахуйте, що на кожного співробітника необхідно складати окремі папки. Зніміть копії з усіх наказів, наприклад, з наказу про прийом на роботу. Також вам знадобляться копії з трудової книжки, документа про освіту, то є всі копії, які є у вас в наявності документів на співробітника.
  3. Після того як всі копії зняті, підшийте їх. Врахуйте, що дана справа буде по ходу роботи збільшуватися. Тобто, якщо стосовно цього співробітника будуть видаватися накази, наприклад, наказ на підвищенні, наказ про призначення відповідальною особою, наказ на надання відпустки тощо, то вам потрібно буде знімати копії з них і підшивати до особової справи в хронологічному порядку . Це відноситься до всіх кадрових документів щодо співробітника.
  4. Щоб ви могли легко ознайомитися з вмістом справи, складіть внутрішню опис. Вона також заповнюється в хронологічному порядку. Всі документи в опису повинні мати порядковий номер, дату складання, заголовок, кількість аркушів, і, можливо, якесь примітка.
  5. Особові справи співробітників повинні знаходитися у відповідальної особи, призначеної наказом керівника. Виправлення допускаються лише рукою цього відповідального, також переглядати інформацію можна лише в присутності даної людини.
  6. При звільненні працівника, його особиста справа закрийте, тобто підведіть підсумок, пронумеруйте листи, напишіть загальна кількість сторінок, всі прошийте і здайте в архів організації, при цьому оформивши здавальну опис.