Як скласти порядок денний

Як скласти порядок денний

Порядок денний являє собою «кістяк» зборів чи наради. Саме в ній задаються головні теми для обговорення та основні напрями дискусій. Вона встановлює порядок проведення наради, концентрує увагу учасників на професійному розмові, не дозволяє обговоренню перерости в безладний обмін думками.

Інструкція

  1. Розпочніть підготовку порядку денного відразу ж після прийняття керівництвом рішення про дату і темі наради. По «гарячих слідах» вам буде легше сформулювати її пункти. Крім того, у вас буде достатньо часу на виправлення першого варіанту, якщо керівник захоче внести поправки.
  2. Виділіть у темі зборів основні та другорядні аспекти. Не перевантажуйте порядку денного дрібними питаннями, які можна вирішити в робочому порядку. Оптимальний варіант — включити 1-2 істотних пункту, в обговоренні яких зацікавлена ​​велика частина колективу, і залишити час для оперативного вирішення менш важливих питань, у тому числі виникли в ході зборів.
  3. Сформулюйте пункти порядку денного. Уникайте багатозначних або неясних пропозицій. Питання в порядку денному робіть максимально конкретними. Прочитавши їх, учасник наради повинен легко зрозуміти суть проблеми та мета її обговорення. Якщо у вас виникли труднощі, зверніться за допомогою до фахівця, який буде виступати з основною доповіддю на цю тему.
  4. Кожен пункт повинен починатися з прийменника «про» чи «про»: «Про ініціативу відділу продажів з проведення суботника» або «Про перерозподіл функцій між відділом маркетингу та прес-службою» і т.д. Якщо на обговорення виноситься будь-якої регламентує документ, пункт може звучати так: «Про затвердження Статуту підприємства» або «Про внесення змін до посадових інструкцій співробітників секретаріату» і т.д. Питання інформаційного характеру, які не потребують обговорення, забезпечите відповідним поясненням в дужках або через двокрапку. Наприклад, «Про перспективних напрямках книговидавничої діяльності: Звіт заступника генерального директора про відрядження на семінар».
  5. Структуруйте порядку денного. На практиці застосовуються два способи розташування питань: від найбільш важливих до менш важливим і від незначних до істотних. Кожен варіант має свої позитивні сторони. У першому випадку на початку наради розглядаються головні питання. Співробітники проявляють більше активності, втома ще не впливає на них. Але обговорення першого питання може затягнутися, часу на вирішення дрібних, але важливих проблем не залишиться. Якщо ж збори починається з менш важливих пунктів, співробітники поступово включаються в ритм і до моменту оголошення головного питання цілком налаштовані на конструктивний діалог.
  6. Надрукуйте порядку денного відповідно до вимог діловодства, прийнятими у вашій організації. Крім власне питань для обговорення вкажіть дату, час, місце проведення наради, основних доповідачів, учасників та запрошених фахівців. Прийміть документ у керівника організації. Оригінал порядку денного ви пізніше прикладіть до протоколу засідання. На підставі затвердженого порядку підготуйте інформаційний лист або оголошення для співробітників.