Як скласти пояснювальну записку

Як скласти пояснювальну записку

Пояснювальна записка — це один з найпоширеніших документів у діловодстві, який містить в собі посадова повідомлення співробітника, що пояснює те чи інше його дію, подію або факт і надається в письмовій формі посадовій особі. Складається цей документ (пояснювальна записка) тільки в письмовій формі на окремому аркуші паперу і адресується конкретній особі (начальнику, директору фірми, керівнику підприємства і т.д.).

Інструкція

  1. Для початку необхідно знати, що пояснювальна складається у довільній формі та містить в собі дві важливі частини — фактичну і причинний. Фактична частина повинна вказувати на факти, які послужили приводом до написання такої записки, а причинний частина, у свою чергу, пояснювати в повному обсязі сформовану ситуацію. У кінці тексту обов’язково повинні бути справжня підпис написав і дата.
  2. Складається пояснювальна записка в тих випадках, коли потрібно прояснити якусь ситуацію, яка завдала через винуватця (пише пояснювальну) якісь порушення виробничої дисципліни. Зазвичай такий документ пишеться на увазі прогулу співробітника, якогось дисциплінарного проступку і т.д. Пояснювальна записка дозволяє прояснити ситуацію і розібратися в те, що трапилося.
  3. Візьміть чистий аркуш паперу формату А4. Почніть писати з шапки, вказавши в ній, кому адресований і від кого цей пояснювальний документ. Пишеться шапка у верхньому правому куті. Як адресата, як правило, виступають директор організації або його заступник.
  4. Відступите від шапки деякий місце і посередині напишіть «Пояснювальна записка». Відступите від напису ще трохи і почніть викладати суть інциденту, оцінку всього, що відбувається і своїх дій.
  5. Вкажіть причини і наслідки, які виникли з причини того чи іншого вчинку. Поставте в лівому нижньому кутку дату (на момент написання).
  6. Поставте в правому нижньому кутку особистий підпис і розшифровку до неї у вигляді ПІБ і передайте документ на розгляд начальству.

    Увага! У пояснювальній записці необхідно вказувати найменування документа, реєстраційний номер, найменування організації і місце складання, а текст пояснювальної повинен бути об’єктивним і чітким, відображати тільки суть справи.