Як скласти правильно звіт

Як скласти правильно звіт

Щоб скласти правильно звіт, необхідно чітко визначити мету складання звіту та його форму. Складання звіту проводиться у кілька етапів, що дозволяють правильно розставити акценти.

Вам знадобиться

План звіту, мета звіту

Інструкція

  1. Потрібно підійти до цього процесу відповідально, приділивши особливу увагу цілі звіту. Для того щоб звіт був складений правильно, в першу чергу необхідно відповісти на питання: «Для чого складається звіт». Лише в цьому випадку ви врахуєте всі «підводні камені». Відповідей на це питання може бути декілька. Ось деякі з них:

    • Звіт повинен проінформувати або пояснити;

    • Звіт складається заради рекомендації;

    • Звіт повинен мотивувати чи переконувати;

    • Звіт може стати продовженням дебатів або підсилити попереднє повідомлення / обговорення;

    • Звіт може бути частиною інструкції.
  2. Вид ділового звіту

    Визначтеся з видом ділового звіту, необхідним у цьому конкретному випадку. Діловий звіт може бути представлений:

    • У письмовому та усному вигляді;

    • В офіційному і неформальному вигляді;

    • У традиційній формі і в оригінальному вигляді;

    • У односторінковому і багатотомному вигляді;

    Крім того, звіт може бути підготовлений власними силами, а може силами залучених сторонніх консультантів.
  3. Склад звіту

    Титульний аркуш. Тут вказується заголовок звіту, ПІБ та посада людини, якій призначається звіт, ПІБ та посада людини, яка склала звіт.

    Введення. У цій частині позначте мета звіту або суть виниклої проблеми. Якщо передбачається складання об’ємного звіту, введення може включати в себе план звіту.

    Змістовна частина. У цій частині звіту викладіть всю інформацію, що стосується мети звіту небудь проблеми, яка потребує освітленні.

    Висновок. У заключній частині звіту необхідно вказати висновки, зроблені на основі отриманої інформації.
  4. Оформлення звіту

    При оформленні звіту необхідно використовувати різні засоби.

    Пропуск. Розділяйте абзаци пробілами — це значно полегшить процес читання документа.

    Розмір і тип шрифту. Вибирайте шрифт, оптимальний для читання. Зміною розміру шрифту можна виділити підзаголовки.

    Виділення. Курсивом, жирним шрифтом, підкресленням і спеціальними знаками виділяються ключові моменти звіту.

    Поділ на сторінки. Розбивка тексту посторінково дозволяє акцентувати увагу читача на важливих моментах.

Зверніть увагу

Не варто захоплюватися зміною шрифту — офіційний звіт найкраще оформляти одним шрифтом, зручним для читання.

Корисні поради

Після складання звіту обов’язково прочитайте його — це дозволить виявити стилістичні та інші неточності.