Як скласти прохання

Як скласти прохання

Комунікації сьогодні немислимі без ділових листів. Ділова кореспонденція — це той письмовий діалог, який допомагає організаціям і громадянам вирішувати найважливіші для їхнього життя і діяльності питання. Жанрово-тематичний діапазон ділової переписки різноманітний. Найбільш поширені сьогодні листи-прохання. Навряд чи можна перерахувати всі ситуації, які тягнуть за собою необхідність написання таких листів. У той же час є шаблони, стандарти, які полегшать складання будь-якого звернення з проханням.

Інструкція

  1. У простій ситуації, якщо адресата не треба інформувати про передісторію питання, переконувати в необхідності допомоги, прохання викладається відразу, коротко і ясно: «Прошу Вас (що зробити і для чого)». При «витратною», «складною» прохання необхідно аргументовано пояснити причину звернення: чому, у зв’язку з чим, з якою метою автор листа звертається за сприянням.
  2. Композиція листи-прохання така:

    - Введення (виклад фактів, подій, що сформували ситуацію — привід для письма);

    - Обгрунтування (пояснення основних причин, що викликали звернення до адресата з проханням);

    - Висновок (сама прохання).

    Варіант простого листа-прохання схожий з формою заяви (особистого або від імені колективу). При цьому тут доречно виклад прохання:

    - Від першої особи (од. числа) — «Прошу» …

    - Від першої особи (мн. числа) — «Просимо» …

    - Від третьої особи (од. числа) — «Адміністрація просить» …

    - Від третьої особи (мн. числа) — ряд іменників з збірним значенням.
  3. При описі причини звернення використовуються формулювання: у зв’язку з …, беручи до уваги …, виходячи з результатів …, через невідповідність … та ін При викладі мети звернення: з метою якнайшвидшого вирішення питання …, з метою виконання …, для узгодження …, в метою забезпечення …, щоб уникнути … При посиланнях на підставу для прохання: відповідно до постанови уряду, згідно з протоколом, у зв’язку зі зверненням на нашу адресу, відповідно до досягнутої раніше домовленості, на підставі нашої телефонної розмови, на підставі усної домовленості і т.д.

Зверніть увагу

Складаючи лист-прохання, не забувайте про такий наставлянні Честерфілда: «У ділових листах понад усе цінується ясність». Лист повинен чітко й виразно висловлювати суть прохання, без двоякого тлумачення.

Корисні поради

Ввічливий тон буває дуже доречний при складанні листів-прохань: «Ми сподіваємося, що Ви визнаєте можливим …», «Повідомте нам, будь ласка …», «Будемо дуже вдячні, якщо Ви …», «Ми будемо раді, якщо Ви» … В Водночас дякувати адресата заздалегідь не поспішайте. Краще висловити подяку після того, як ваша прохання буде задоволена.