Як скласти протокол засідання комісії

Як скласти протокол засідання комісії

Потокол — офіційний документ, який потрібен для точного фіксування того, що відбувається в ході обговорення. Зараз протоколи ведуться навіть на ділових зустрічах і переговорах. Документ цей містить у собі послідовну фіксацію всіх обговорюваних комісією питань і прийнятих рішень в хронологічному порядку. Якщо вам коли-небудь доведеться займатися протоколюванням, то запам’ятайте, що складання цього документа проходить у кілька етапів.

Інструкція

  1. Підготовка. Зареєструйте всіх учасників засідання, вкажіть по можливості в алфавітному порядку їх імена, посади. Ви повинні максимально точно, без звичних скорочень відобразити подібну інформацію в протоколі.
  2. Способи складання протоколу. Тут все залежить від того, яким чином прийнято фіксувати інформацію про засідання комісії в даній організації або компанії: або це стенографія, або звукозапис, або запису від руки. Залежно від цього вам доведеться складати протокол, розшифровуючи стенограму або звукозапис, плюс тезове зміст доповідей, які були на порядку денному.
  3. Протоколи повні і короткі. Якщо вас заздалегідь не попередили про те, який зразок протоколу прийнятий в організації, то ви можете самі для себе вирішити, що буде зручніше.
  4. При складанні повного протоколу ви повинні будете вести запис всіх виступів і доповідей, характеризуючи кожен з них хоча б тезисно. А короткий протокол передбачає тільки запис прізвищ доповідачів і тим їх виступів.
  5. Оформлення протоколу. На подібному документі обов’язково має бути вказано найменування організації, безпосередня дата засідання комісії, реєстраційний номер, підписи. Це основні вимоги по ГОСТу. Без цієї інформації протокол вважається недостовірною і недійсним.
  6. Зверніть увагу на те, що все ж в протокольному тексті є вступна і основна частини. Вступна частина однакова для повного і короткого протоколів, і вказуються в ній прізвища секретаря, ведучого протокол, і голову комісії, а також загальне число учасників засідання. Люди, які не є офіційними членами комісії, але присутні, проте, на засіданні, відзначаються в проколі як «запрошені».
  7. Жоден протокол не має документальної сили, поки його не підпишуть секретар і голова. Це обов’язкова умова.