Як скласти протокол зборів

Як скласти протокол зборів

Іноді потрібно скласти протокол зборів — акціонерів, членів ТСК, громадської організації або будь-якого іншого зборів громадян. Він може стосуватися різних питань діяльності юридичної особи або громадського об’єднання. Часто він стосується життєво важливих питань і підтверджує легітимність прийнятих на ньому рішень. Протокол зборів є юридичним документом, тому так важливо, щоб він був грамотно складений і належним чином оформлений.

Інструкція

  1. Візьміть аркуш паперу стандартного А4 формату, озаглавьте його і у вступній частині вкажіть, з приводу чого складений даний протокол, з якого приводу зібралися громадяни або акціонери, вкажіть дату зборів та адресу, де воно відбувалося.
  2. Вкажіть число присутніх не ньому, відзначте, якщо дані наведені згідно явочному листу.
  3. Збори можуть проводитися у порядку попереднього опитування або явочним порядком з особистою присутністю, іноді використовується комбінована форма, тому це також вкажіть у протоколі.
  4. Відобразіть в протоколі прізвище, ім’я та по батькові обраних голосуванням голови і секретаря зборів. Як правило, якщо це збори членів кооперативу або житлового товариства, то голови цих об’єднань не можуть виступати в ролі голови зборів.
  5. Розпишіть порядку, починаючи з самого насущного питання. З кожного його пункту починаються записи про виступи та дебатах з даного питання. Виберете основну частину доповіді та коментарів, викладіть їх у стислому вигляді, що виключає різні тлумачення. Якщо необхідно, до протоколу можна прикласти примірник доповіді, який був присвячений тому чи іншому питанню порядку зборів. Всі коментарі та виступи учасників обговорення приведіть із зазначенням прізвищ.
  6. Запишіть рішення, яке було прийнято з цього питання і вкажіть статистику голосування з кожного питання: кількість виступили за, проти і утрималися.
  7. Відобразіть в протоколі, що після завершення обговорення питань порядку, збори було оголошено закритим.
  8. Підпишіть протокол головою та секретарем зборів і здайте його на постійне зберігання до архіву вашої організації.

Зверніть увагу

Терміни складання протоколів, потрібних в зовнішні інстанції — суди, реєстраційні служби, обговорюються в кожному конкретному випадку, уточніть це в тому органі, в який ви збираєтеся представити протокол загальних зборів.