Як скласти протокол

Як скласти протокол

Вперше стикаючись з необхідністю складання протоколу засідання, наради або просто загальних зборів, виникає маса питань щодо його оформлення. Оскільки цей документ, що фіксує прийняття важливих рішень, може бути визнаний недійсним саме через допущені тут порушень. Але особливо суворі вимоги пред’являються не до форми, а до змісту протоколу.

Інструкція

  1. Підготуйте для заповнення бланк організації з розміщеними на ньому назвою підприємства та реквізитами або чисті аркуші офісного паперу формату А4. Для початку потрібно вказати його найменування «Протокол» і коротко повідомити тему зборів. Далі напишіть назву підприємства, дату і місце проведення засідання.

    Текст протоколу ділиться на дві частини — основну і ввідну.
  2. Почніть заповнення вступної частини з вказівки голови (провідного збори) та секретаря (протоколюються). Тут вкажіть їх прізвища, ініціали та посади. Далі перерахуйте всіх присутніх в аналогічному форматі, виділивши список підзаголовком «Були присутні». Для розширених зборів можна вказати лише кількість його учасників за підсумками реєстрації. У такому випадку повний список слід прикласти до протоколу.

    На закінчення приведіть перелік питань, що підлягають розгляду. Цей розділ назвіть «Порядок денний».
  3. Основну частину протоколу заповніть в послідовності, що відповідає порядку денному. Тут по кожному з питань назвіть прізвища, ініціали та посади виступаючих в розділі «Слухали», а також приведіть тексти їх доповідей. У такому ж форматі заповнюється розділ «Виступили». У пункті «Ухвалили» повідомте прийняті рішення. Якщо в ході обговорення відбулося голосування, вкажіть кількість голосів «За», «Проти» і «Утрималися». В кінці відведіть місце для підпису головуючого та секретаря ведучого протокол.

Зверніть увагу Зверніть увагу

Якщо протокол оформляється пізніше, за результатами стенографічний запис, про це потрібно повідомити в тексті і докласти стенограму.

Корисні поради

Протокол може бути складено в простій письмовій формі. У деяких випадках його передруковують пізніше і запевняють протягом трьох днів після проведення наради.