Як скласти реєстр листів


 

Реєстр вихідних листів — це обов’язковий документ. Правила його складання встановлені Поштою Росії і відображені у формі ф.103. Цей документ потрібно при розсилці навіть невеликої партії листів.



Інструкція

  1. Створіть преамбулу документа. Ця частина реєстру повинна містити дані про відправника, то є назва вашого підприємства, його організаційно-правову форму у скороченому вигляді, прізвище, ім’я та по батькові керівника компанії, в якій ви працюєте. Крім того, вкажіть дату складання документа.
  2. Переходьте до заповнення основної частини документа, яка складається з таблиці. Таблична частина повинна містити такі стовпці: порядковий номер запису, кому, поштовий індекс, лист / повідомлення, відмітка пошти. Перший стовпець заповнюється елементарно: просто проставте наскрізну нумерацію всіх записів в таблиці. Останній номер повинен збігатися з кількістю листів, які ви відправляєте. У другій графі ви будете записувати дані адресатів вашого підприємства: назви юридичних осіб або прізвища, імена та по батькові фізичних осіб. Обов’язково заповніть третій стовпець. Для цього попередньо дізнайтеся не тільки адресу того, кому слід відправити кореспонденцію, але і його поштовий індекс. Без вказівки індексу поштове відділення має право не прийняти лист. Заповнюючи наступний стовпець, зазначте вид кореспонденції, яку ви хочете відправити. Останню графу вам заповнювати не потрібно. Тут повинен поставити відмітку співробітник поштового відділення, що приймає від вас листи.
  3. Перевірте правильність складання реєстру і передайте його працівникові пошти. Тепер він повинен перевірити коректність даних, вписаних в документ, і зробити відповідні позначки. Крім вашого реєстру, візьміть документи, складені співробітниками поштового відділення згідно з внутрішніми стандартами пошти. Цей документ не буде зайвим для вашого особистого обліку руху кореспонденції. Прикладіть квитанцію до реєстру і підшийте в спеціальну папку, в якій враховуються вихідні листи.