Як скласти реєстр документів

Як скласти реєстр документів

Документи — невід’ємна частина будь-якого діловодства на підприємстві чи в організації, незалежно від того, приватна вона чи державна. Документи заповнюються, сортуються, відправляються, приймаються і т.д. У разі якщо документів декілька, просто необхідно складати реєстр — це не тільки спростить роботу діловодів та інших категорій працівників (економісти, бухгалтери тощо), а й співробітників інших організацій, у разі якщо ними приймаються відправляються вами документи.

Інструкція

  1. Зберіть необхідні документи однієї категорії, тобто документи, які стосуються одному виду (підтверджують виробничі витрати, документи прийому / збуту і т.д.). Окремо зберіть розпорядчу документацію: накази, постанови, розпорядження. Розсортуйте їх, згідно авторству (накази керівника організації, розпорядження начальників відділу і т.п.).
  2. Сформуйте папки для зберігання вже розібраних документів і підшийте все в хронологічному порядку. Зробіть опис кожної папки. Дайте їм інвентарний номер.
  3. Створіть на основі документів таблицю з відповідними полями, розділивши лист на колонки і рядки. Підпишіть стовпчики відповідно до призначення документа і його функціональністю. При цьому пам’ятайте, що реєстр повинен містити вичерпну інформацію про документи, щоб не доводилося з тієї чи іншої причини щоразу знову і знову відкривати сам документ та вивчати його. Так, наприклад, реєстр документів, що підтверджують зроблені витрати, повинен містити такі графи: номер документа, найменування, зміст документа, сума і відмітка про повернення документа.
  4. У свою чергу, реєстр документів акціонерів ВАТ, ЗАТ і т.д. повинен включати необхідні дані для ідентифікації всіх зареєстрованих у реєстрі осіб, фіксації їх прав на акції, про отримання доходів по акціях зареєстрованих у реєстрі осіб, збір даних про всіх власників акцій, а також інформацію про отримання ними різноманітних повідомлень про збори та інших заходах.
  5. Слід знати, що при складанні реєстру документів для вашої зручності і швидкості пошуку в подальшому, необхідно вести всі записи в хронологічному порядку.
  6. Тільки в тому випадку, якщо реєстр документів буде складено правильно, вам не знадобиться витрачати зайвий час на пошуки, ви зможете швидко і легко відшукати потрібний папір, відправити потрібний запит або повідомлення і просто якісно виконувати свою роботу.