Як скласти виписку з протоколу

Як скласти виписку з протоколу

Для надання в сторонні організації довідкової інформації, що міститься у внутрішніх документах компанії, використовують спеціальну форму — виписку. По суті, це точне цитування фрагмента тексту із зазначенням реквізитів документа. Така форма дозволяє зберегти конфіденційність іншої інформації, яка може містити й важливі відомості, призначені для розгляду тільки в рамках даної організації.

Інструкція

  1. Для початку врахуйте, що не існує уніфікованої форми виписки з протоколу, тому при її складанні орієнтуйтеся на загальні правила оформлення ділових паперів. При цьому, пам’ятайте, що є обов’язкові пункти, які повинна містити виписка. Візьміть вихідний протокол, виділіть їх і приступите до копіювання цих фрагментів в підготовлений документ.
  2. У першу чергу напишіть назву документа «Виписка з протоколу …», розмістивши його в центральній верхній частині листа. Тут же повинна бути коротко вказана основна тема зборів або засідання. Далі копіюйте з оригіналу шапку з повними реквізитами. Вона повинна містити найменування організації, кількість присутніх, місце і дату проведення заходу.
  3. Виділіть у загальній порядку денному зборів пункт, безпосередньо стосується заданого питання. Копіюйте, не забувши включити порядковий номер, під яким він розташовувався в протоколі. Вставте в ваш документ, таким чином, завершуючи формування вступній частині виписки.
  4. Знайдіть в основній частині документа текст, який описує хід обговорення цього питання, розділ «Слухали» і «Ухвалили». Цей фрагмент повністю процитуйте у виписці. Також копіюйте перелік осіб, які підписали вихідний протокол. Вкажіть займані ними посади, прізвища та ініціали.
  5. Обов’язково завірте складений вами документ у секретаря, у відділі кадрів або в іншого, уповноваженого для таких дій особи. Прослідкуйте, щоб, після звірки з оригіналом, він власноручно написав на виписці слово «Вірно». Поставив підпис, розшифрував її в дужках (ПІБ), вказав власну посаду та дату засвідчення документа.

Зверніть увагу

Пам’ятайте, що при оформленні виписки для пред’явлення у сторонні організації за запитом, документ необхідно буде додатково завірити підписом керівника та печаткою підприємства.

Корисні поради

Будьте уважні при складанні виписки з протоколу, використовуйте тільки точні цитати, найкраще повністю скопійовані з оригіналу. Інакше документ не матиме юридичної сили.