Як скласти журнал

Як скласти журнал

Журнали обліку або реєстрації ведуться на підприємстві, в бухгалтерії, у відділі кадрів, в канцелярії або в спеціалізованих відділах. Журнал представляє собою інвентарну книгу, пронумеровану та прошнуровану, в якій відображається рух документів, виробничо-господарські операції, у тому числі пов’язані зі списанням майна, коштів, зобов’язань. Часто рух коштів та документообіг підтверджуються в журналі підписом відповідальної особи.

Інструкція

  1. Журнал обліку або реєстрації руху коштів і документів дозволяє проконтролювати отримання їх відповідальними особами. Тому він є важливим інструментом, що дозволяє впорядкувати роботу з документацією, що має відношення до виробничих процесів і діяльності. Він може вестися у спеціальному зошиті, виготовленої друкарським способом, або в звичайній загальному зошиті або книзі обліку, купленої в канцелярському магазині.
  2. Пронумеруйте всі аркуші журналу, підписуючи цифри в нижніх кутах сторінки. За допомогою шила прошийте журнал тонким шпагатом, зв’яжіть його кінці у вузол і закріпіть їх на останній сторінці журналу, наклеївши папір, на якому стоїть печатка «Для документів» вашого підприємства. Поверх паперу з печаткою зробіть напис «У журналі пронумеровано та прошнуровано стільки-то сторінок» Поставте свій підпис із зазначенням посади та дати.
  3. Продумайте форму, шапку журналу. Складіть її в довільній, але зручною для співробітників формі. Обов’язковими заголовками для форми вашого журналу будуть «Порядковий номер запису», «Дата», «Найменування операції або документа», «Посада відповідальної особи», «Підпис», розшифровка підпису — прізвище та ініціали. Ви можете додати ті заголовки, які вважаєте потрібними.
  4. Ширину граф і висоту рядків встановлюйте з урахуванням вмісту, скорегуйте їх, щоб їх було зручно заповнювати. Так, графу «дата» можна зробити вже, а от графу з найменуванням операції або документа — ширше.
  5. Зміст журналу обліку повторюється, і для кожної сторінки воно буде однаковим. Щоб не заповнювати його для кожної сторінки, зручно буде написати зміст граф на першому і останньому сторінковому розвороті журналу, а інші листи акуратно підрізати по висоті шапки.
  6. На першій сторінці журналу красиво зробіть напис, що відображає суть змісту цього документа. Він допоможе вам завжди простежити хронологію і рух паперових документів або засобів і контролювати їх перебування у виконавців.