Як списати зіпсовану трудову книжку

Як списати зіпсовану трудову книжку

Кожен кадровик знає, наскільки педантично слід ставитися до оформлення трудової книжки, адже відомості в ній ляжуть в основу нарахування пенсії, допомоги з безробіття, соціальної допомоги, підрахунку страхового стажу тощо Але нерідкі випадки, коли трудова книжка або вкладиш до неї приходить в непридатність (обгоріла або була порвана). У такому випадку роботодавцю потрібно скласти акт про списання бланків трудової книжки і видати працівникові дублікат трудової.

Вам знадобиться

- Зіпсовані бланки трудової книжки (якщо вони є);
- Дублікат трудової книжки;
- Акт про списання бланків суворої звітності (в даному випадку трудової книжки).

Інструкція

  1. Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність і стаж працівника. Не дивно, що до оформлення трудової книжки існує ряд вимог. Тим більше бланки трудової книжки належать до документів суворої звітності. Зберігати і вести трудову книжку зобов’язаний роботодавець, він же видає її робітникові, який вперше оформлюється на перше робоче місце.
  2. До 2006 року індивідуальні підприємці не мали права вести трудові книжки працівників, але з 2006 року Стаття 309 ТК РФ закріпила за ними такий обов’язок. Для обліку трудових книжок роботодавець повинен вести прибутково-видаткову книгу по обліку бланків трудової книжки і книгу руху трудових книжок. Відповідальність за збереження та оформлення трудової книжки лежить на роботодавця до моменту звільнення працівника та видачі йому на руки його трудовий.
  3. При неправильному оформленні бланків трудової книжки або їх псування потрібно скласти відповідний акт про їх списання та знищити бланки. Якщо провини працівника в неправильному оформленні чи псування трудової книжки немає, вартість зіпсованого бланка оплачує роботодавець за свій рахунок.
  4. Для складання акта призначається наказом керівника ліквідаційна комісія, до якої входить головний бухгалтер, особа, відповідальна за зберігання та облік трудових книжок, а також керівник підприємства. Оскільки акт списання трудових книжок не регламентується чіткою формою, його можна виконати у вільній формі або ж на бланках актів підприємства.
  5. В акті обов’язково вказується найменування організації, назва документа, дата його складання, відбивається господарська операція списання, кількість списаних трудових книжок і їх вартість. Також в акті про списання трудової книжки вказується причина списання та реквізити трудової книжки. Акт завіряється підписом керівника та членів комісії з описом займаних ними посад, а також печаткою підприємства.
  6. Після складання акту про списання бланків трудової книжки, відповідні дані вносяться в прибутково-видатковій книзі з обліку бланків трудових книжок, після чого списується вартість бланків суворої звітності (в даному випадку трудовий книжки) з бухгалтерського рахунку підприємства. Працівникові при списанні трудової книжки видається дублікат трудової книжки, який він використовує далі як трудову.

Зверніть увагу Зверніть увагу

Акт про списання трудової книжки завіряється не однією особою, а комісією, оскільки трудова книжка належить до бланків суворої звітності.

Корисні поради

До акта про знищення бланків трудової доцільно докладати їх справжні номери. Ці номери можна вирізати з бланків перед їх знищенням.