Як списувати витрати на бензин

Як списувати витрати на бензин

Якщо організація має в своєму розпорядженні хоч один автомобіль, то у неї неминуче постане питання про облік витрат на паливо. З нинішніми цінами на бензин безтурботний підхід до цих витрат за принципом «скільки наїздили, стільки й спишемо», може неабияк зменшити базу оподаткування, викликавши обурення податківців.

Вам знадобиться

норми витрати палива, дорожній лист, чек на покупку бензину

Інструкція

  1. Податковий кодекс передбачає два способи списання пально-мастильних матеріалів (ПММ) для автотранспорту підприємства. ПММ можна врахувати як матеріальні витрати (п. 1 ст. 254 НК) у випадку, якщо транспорт безпосередньо бере участь у процесі виробництва. Якщо ж мова йде про управлінські та інших супровідних потреби, то бензин та інші ПММ враховуються у складі інших витрат, пов’язаних з виробництвом і реалізацією (п. 1 ст. 264 НК). Таким чином, якщо в автопарку підприємства є машини, які використовуються для обох цих цілей, облік палива потрібно також вести окремо.
  2. Витрати на ПММ необхідно нормувати. Ця вимога прямо не прописано в Податковому кодексі, проте їм диктується необхідність обгрунтованості витрат для того, щоб їх можна було списати з метою обліку. Для лімітування витрат палива рекомендується використовувати норми, затверджені розпорядженням Мінтрансу РФ від 14 березня 2008 р. № АМ-23-р. Вони носять рекомендаційний характер, проте всі фінансові відомства і контролюючі органи сходяться на тому, що якщо користуватися цими нормами, проблем не буде. У випадку, якщо марка конкретно вашого автомобіля в зазначеному нормативному акті не згадується і ліміти для нього не наводяться, списувати фактичні витрати бензину все одно не можна, а потрібно розрахувати ліміт самостійно, користуючись рекомендаціями заводу-виробника і технічними характеристиками транспортного засобу. Розрахований ліміт повинен бути затверджений наказом керівника підприємства і прописаний в обліковій політиці. І будьте готові доводити його обгрунтованість.
  3. Для підтвердження безпосередній суми витрат на ПММ потрібні два документи. Перший з них — дорожній лист, що підтверджує факт використання палива для виробничих потреб. Існує уніфікована форма подорожнього листа, обов’язкова для використання автотранспортними підприємствами. Інші організації можуть також користуватися цією формою, а можуть розробити свою, містить всі необхідні реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».
  4. Другий документ, необхідний для списання витрат на паливо — чек контрольно-касової машини АЗС, де купувався бензин. У ньому має бути зазначено кількість палива, відповідне подорожнього листа.
  5. Дані по витраті бензину складаються за всіма дорожніми листами за місяць, і бензин списується на загальну суму.

Зверніть увагу

Одного тільки чека для списання бензину недостатньо.