Як спланувати робочий день

Як спланувати робочий день

Для того щоб робота була ефективною, продуктивною і приносила задоволення і самим співробітникам, і їх керівникам, недостатньо мати певну частку професіоналізму — дуже важливо також вміти планувати робочий день, тому що правильна організація робочого часу може допомогти будь-якому співробітникові домогтися в роботі високих результатів без надмірних енерговитрат.

Інструкція

  1. Виконуйте роботу не хаотично, а організовано. Сформуйте робочі блоки і розподіліть по ним завдання, які ви ставите перед собою на найближчий робочий день. Завдання розподіляйте згідно з їх характером, складності, та іншим параметрам.
  2. Працюючи, не переривати і не відволікайтеся. Якщо ви не будете відволікатися на дрібниці, ви виконаєте те чи інше завдання набагато швидше і якісніше, тому привчитеся не робити коротких перерв, після яких вам знову доведеться вливатися в робочу атмосферу, що вимагає часу.
  3. Об’єднайте виконання подібних за характером завдань в один загальний блок і поставте перед собою завдання виконати цей блок цілком, і тільки після цього зробити невелику перерву.
  4. Для того щоб виконати блок найбільш важливих і відповідальних завдань, заздалегідь встановіть неприйомні годинник, якщо ви по роботі спілкуєтеся з людьми. Встановіть певний період робочого дня, коли вас ніхто не повинен відволікати, і з вами ніхто не повинен говорити. На цей час двері вашого робочого кабінету повинні бути закриті, а ви зможете виконати важливу роботу в тиші і самотності, відключивши телефон та інтернет.
  5. У випадку, коли в роботі необхідне проведення переговорів, сплануйте регламент переговорів так, щоб вони були максимально результативними при мінімальній енерговитратності. Всі аспекти, які мають бути обговорені, повинні поміститися в годину часу — жорсткі тимчасові рамки допоможуть вам уникнути тривалих розмов ні про що.
  6. Виконуючи роботу, встановлюйте пріоритети. Визначте, що потрібно зробити якомога швидше, а які завдання можуть почекати. Неможливо зробити відразу всі справи, які лежать перед вами, тому навчитеся розподіляти їх за значимістю та терміновості. Якщо ви встигнете зробити за робочий день найважливіші завдання, а інші залишите на потім, ви не будете відчувати стрес із-за того що день пройшов даремно, а нова робота залишилася незроблене.
  7. Деякі види роботи доручайте своїм співробітникам і іншим людям, якщо є така можливість. Використовуйте делегування повноважень для власної вигоди і досягнення робочої продуктивності.
  8. Якщо перед вами лежить занадто об’ємне завдання, яке не можна виконати за один раз, розділіть його виконання на етапи і працюйте послідовно. Терміни виконання робіт встановлюйте для себе самі, так як тільки ви можете знати, який термін буде оптимальний саме для вас.
  9. Найважливіші завдання по роботі виконуйте рано вранці, щоб з перших хвилин робочого дня відчувати себе успішним і впевненим у собі людиною. Крім того, важливо знати, в які денні години ви відчуваєте підйом працездатності, а в які — занепад. Організуйте свій робочий день у відповідності з цими циклами і на час занепаду робочих сил не займайтеся занадто серйозними і складними завданнями.