Як спланувати роботу

Як спланувати роботу

Ймовірно, всім знайоме відчуття гострого цейтноту, коли нові справи начебто валяться на голову, а часу катастрофічно ні на що не вистачає. Подібний короткочасний цейтнот сам по собі не є небезпечним, хоч і не особливо приємний, але коли він стає хронічним і перетворюється на стиль життя, — це вже проблема. Для того щоб уникнути положення «білки в колесі» і зберегти свої нерви, необхідно навчитися планувати роботу.

Інструкція

  1. Мистецтво тайм-менеджменту в першу чергу має на увазі вміння грамотно розставляти пріоритети. Не треба намагатися зробити все наявні справи відразу, це все одно марно. Набагато важливіше розподілити їх за ступенем значущості і терміновості і виконувати послідовно.
  2. Для більшої наочності зручно розписати стоять завдання у вигляді квадратної схеми. Для цього намалюйте великий квадрат і поділіть його на чотири частини. У верхній лівий кут впишіть справи, що мають статус найважливіших і термінових. У верхньому правому квадраті нехай розташуються завдання важливі, але не термінові, довготривалі. У нижній частині великого квадрата відповідно будуть перебувати справи незначні, але термінові, і неважливі і Нетермінові, але потребують вирішення. На основі отриманої схеми складіть списки виконання справ у порядку їх черговості.
  3. Тепер, коли перед вами наочно представлені всі завдання, які необхідно вирішити, можна переходити до більш приватному планування — повсякденному. Список справ на день краще складати не з ранку, а напередодні ввечері. По-перше, так у вас буде більше можливості їх обдумати, по-друге, ваша свідомість за вечір і ніч встигне проаналізувати поставлені завдання і виробити план рішення.
  4. Для організації своєї діяльності протягом дня використовуйте різні підсобні засоби, що дозволяють розвантажити пам’ять: органайзери, комп’ютерні програми-нагадування, електронні календарі в телефонах з пам’ятками та звуковими сигналами. Записуйте буквально всі свої плани і майбутні справи. Таким способом ви позбудетеся від страху щось забути, тобто знизите нервову напругу, і звільніть свою короткочасну пам’ять для поточних питань.
  5. Під час планування роботи на день не забувайте залишати між окремими завданнями невеликі тимчасові люфти, тобто запаси часу, які зможуть зберегти ваші нерви у випадку, якщо щось піде не зовсім так, як було заплановано. Приміром, ви повинні протягом дня провести три зустрічі і зробити п’ять ділових дзвінків. На кожну зустріч ви відводите 1:00 часу, а на дзвінок 15 хвилин. Коли ж будете складати денний план, внесіть між окремими дзвінками та зустрічами ще додаткові 15-45 хвилин на непередбачені обставини. Якщо їх не виникне, ви просто продовжите свою роботу в запланованому режимі. Якщо ж щось вас затримає в процесі телефонної розмови або на діловій зустрічі, це ніяк не позначиться на виконанні інших завдань і збереженні плану в цілому.