Практично кожна компанія відчуває потребу в базі клієнтів. Через відсутність структуризації в можливостях і бажаннях партнерів, теперішніх і майбутніх, організація може «втратити» кілька великих замовлень. Тому важливо зайнятися цим питанням як можна швидше. Для початку база клієнтів може розташовуватися в документі Excel.
Вам знадобиться
комп’ютер з встановленим офісним забезпеченням
Інструкція
- Створіть форму таблиці для бази клієнтів. Для цього спочатку необхідно зрозуміти, що ж ви хочете бачити в базі. Починаються подібні документи, як правило, з порядкового номера («№ п / п»). У наступних стовпцях раціонально буде вказати назву компанії, ПІБ контактної особи та її контакти. Далі можна додати стовпці про зроблені замовленнях / проведених проектах і попередніх замовленнях (тих, що знаходяться в стадії обговорення). У стовпці «Коментарі» можна вказати ПІБ відповідального менеджера з боку вашої компанії та складності роботи з даним клієнтом, на що потрібно звернути свою увагу, і як слід спілкуватися з ним. В принципі, можна додати будь-які стовпці, які ви вважаєте потрібними.
- Дайте завдання менеджерам. Як правило, вся цікавить вас вже є в блокнотах, щоденниках, комп’ютерах співробітників. Тепер потрібно просто її структурувати. Для цього необхідно роздати форму таблиці менеджерам і пояснити їх завдання. Краще присвятити цьому ціле зібрання, на якому розповісти необхідність даної роботи, вказати відповідального співробітника, до якого менеджери зможуть підходити з питаннями, і поставити чіткі терміни виконання завдання, наприклад, 1 тиждень.
- Зведіть документи, отримані від менеджерів, в єдину базу. Тут все просто — копіювати-вставити. В результаті у вас буде готова база всіх клієнтів організації. Тепер потрібно розмістити базу на сервер. Потрібно відкрити всім менеджерам доступ до бази, щоб всі зміни були внесені своєчасно. Це допоможе постійно стежити за якістю роботи співробітників.
Зверніть увагу
Документ Excel можна використовувати, якщо клієнтів в компанії не дуже багато. Якщо ж їх число перевищило 500, то слід розглянути інші бази, наприклад, Access.
Корисні поради
Можна розділити минулих, нинішніх і потенційних клієнтів, розмістивши їх на різних аркушах бази. Тоді ви зможете своєчасно бачити всі зміни в базі — коли потенційні перейшли в справжніх, а справжні — в минулих.
