Як створити електронний архів


 

Питання про необхідність створення на підприємстві електронного архіву стає все більш актуальним. І це не випадково, адже впровадження нових інформаційних технологій не тільки забезпечує схоронність і достовірність документів, але і скорочує час на їх пошук, а також дозволяє при необхідності відразу декільком співробітникам отримувати доступ до одних і тих же даних.



Інструкція

  1. Створення архіву електронних документів включає в себе кілька етапів. Спочатку придбайте і встановіть ліцензійне програмне забезпечення на комп’ютерну техніку компанії.
        
  2. Підготуйте документи, тобто їх систематизуйте, ідентифікуйте відповідно до існуючої структурою обігу документів у вашій організації. Зокрема, на даному етапі їх потрібно буде зареєструвати, відсортувати за термінами зберігання, видалити з незшитих листів скріпки і степлерниє скоби.
  3. Наступний крок — оцифровка або сканування документів. Воно проводиться на технічному обладнанні, що підтримує саме той вид і формат документа, який використовується в даній організації. На цьому етапі перевірте якість відтворення документів, при необхідності зробіть скан повторно.
  4. Далі — етап перетворення (конвертація) документів в той формат, який відповідає концепції їх зберігання і виробничим стандартам, а потім — етап індексації, тобто «Присвоєння» кожному документу ключових слів для подальшого пошуку потрібної інформації або створення повнотекстової бази даних.
        
  5. На закінчення роботи зі створення електронного архіву встановіть налаштування (право доступу, право зміни документів) і проведіть навчання персоналу організації.
        

Зверніть увагу

Структура електронної «пам’яті» включає в себе кілька систем, призначення яких — перетворення паперових носіїв інформації на електронні і навпаки (система введення / виводу), зберігання даних швидкого використання та збору даних перед записом їх на носії довготривалого зберігання (система оперативного електронного архіву), а також довгий за часом зберігання об’ємної інформації, потреба в якій не носить регулярного характеру (система довгострокового зберігання). Завдання ще однієї складової архіву — системи для користувача додатків — полягає в організації доступу до документів або в файл-серверному режимі, або за допомогою систем автоматизації.