Як створити телефонну книгу

Як створити телефонну книгу

Таблиці в Microsoft Excel є ідеальним способом зберігання контактної інформації. Наявність телефонної книги в Excel дозволяє легко додавати і видаляти контактну інформацію. Створення такої книги складається з двох основних процедур: додавання відповідного стовпця і введення інформації.

Вам знадобиться

Встановлена ​​програма Microsoft Excel 2007.

Інструкція

  1. Відкрийте Microsoft Excel 2007.
  2. Додайте заголовок вгорі таблиці, щоб знати, що в ній міститься. Можливо, вам знадобиться одна телефонна книга для особистого користування, а інша для використання в роботі чи бізнесі. Назва допоможе відрізнити їх один від одного. Використовуйте верхню панель інструментів, щоб виділити назву.
  3. Пропустіть пару рядків для налаштування стовпців телефонної книги. Використовуйте наступні заголовки стовпців: ПІБ, адресу, місто, район, поштовий індекс, номер телефону, номер факсу та адресу електронної пошти. Введіть ці заголовки для кожного з стовпців. Набагато простіше читати і знаходити інформацію, коли окремі елементи знаходяться в окремих стовпцях.
  4. Виділіть рядок заголовків стовпців, клацнувши по номеру рядка ліворуч. Використовуйте інструменти на верхній панелі, щоб розмістити по центру і виділити жирним заголовки стовпців.
  5. Введіть інформацію в кожному стовпці. Це може зайняти деякий час. Буде потрібно всього один раз ввести всю наявну контактну інформацію в Excel, після чого просто додавати нові контакти та оновлювати інформацію. Якщо які-небудь дані відсутні, просто залиште клітинку порожньою.
  6. Відформатуйте текст у стовпці з поштовими індексами. Виділіть весь текст в стовпці (крім заголовків). Клацніть правою кнопкою миші на виділеному фрагменті і виберіть пункт «Формат ячеек». У вкладці «Число» натисніть на пункт «Додатковий». Натисніть на пункт «Поштовий індекс» або «Індекс +4». Натисніть кнопку OK. Це дозволить перетворити всі індекси до єдиного формату.
  7. Відформатуйте текст у стовпці з номерами телефонів. Виділіть весь текст у стовпці за винятком заголовків. Клацніть правою кнопкою миші і оберіть «Формат ячеек». У вкладці «Число» виберіть пункт «Додатковий». Натисніть на пункт «Номер телефону» в розділі «Тип». Натисніть кнопку OK. Всі телефонні номери будуть відформатовані.