Як укладати договори поштою

Як укладати договори поштою

Сучасний бізнес не зупинити великими відстанями, він вже не обмежений одним містом чи областю. Партнери по бізнесу можуть знаходитися і в сусідньому місті, і на сусідньому континенті. Щоб письмово закріпити домовленості, партнери не завжди можуть провести особисту зустріч. Але така дрібниця не може стати перешкодою для розвитку бізнесу, адже, укладати договори поштою стало звичайним справу.

Вам знадобиться

Факс;
електронна пошта;
шаблон договору;
реквізити сторін;
конверти і марки.

Інструкція

  1. Щоб мати можливість укласти договір поштою, обміняйтеся реквізитами з діловим партнером. Якщо ви виступаєте в ролі продавця, запитайте у своїх ділових партнерів реквізити їх організації. Покупець повинен надати свої реквізити діловим партнерам. Реквізити на бланку організації можна послати по факсу або по електронній пошті. Також можна продиктувати їх по телефону, але це не дуже зручно.
  2. Як правило, у продавця послуги чи товару є шаблон стандартного договору. Скориставшись електронною поштою, надішліть цей проект договору діловим партнерам для ознайомлення. Використовувати факсимільну зв’язок не варто, якщо ви не хочете, щоб партнер отримав нерозбірливий текст.
  3. Покупець повинен розглянути проект договору і схвалити його, якщо всі пункти договору його влаштовують. У разі незгоди з певними пунктами договору, покупець повинен, в усній чи письмовій формі, заявити про свою незгоду продавцю.
  4. Якщо все гаразд, внесіть до договору реквізити сторін, роздрукуйте його в двох примірниках, поставте підпис уповноваженої особи від продавця і відправте факсом покупцеві. Покупець повинен підписати факсимільну копію договору (з підписом продавця). Підписаний договір покупець повинен відправити факсом продавцю.
  5. У разі незгоди покупця з певними умовами, порядок укладення договору поштою злегка змінюється. Якщо, за наполяганням покупця, продавець не захоче скорегувати умови договору, то договір укладається з протоколом розбіжностей. У цьому випадку, отримавши по факсу копію договору з підписом уповноваженої особи від продавця, покупець повинен скласти протокол розбіжностей.
  6. Склавши і підписавши протокол розбіжностей, покупець повинен направити його факсом продавцю. Продавець, підписавши копію протоколу розбіжностей (з підписом покупця), повинен відправити цю копію факсом покупцеві. У свою чергу, покупець повинен відправити факсом підписаний договір. З цього моменту договір вважається укладеним з протоколом розбіжностей, який є його невід’ємною частиною.
  7. Якщо продавець не згоден з протоколом розбіжностей, він повинен скласти протокол узгодження розбіжностей. Обмін протоколами відбувається за тим же алгоритмом.
  8. Досягнувши згоди з усіх питань, після обміну підписаними факсимільними копіями, партнери повинні обмінятися оригіналами документів поштою. Якщо ви — продавець, вишліть поштою два примірники договору, підписаного зі свого боку. Виступаючи в якості покупця, вишліть по факсу два примірники протоколу розбіжностей, підписані своїм уповноваженою особою. Отримавши документи, поставте на них свої підписи, один примірник залиште у себе, а інший відправте поштою партнерові.

Зверніть увагу

Підписавши факсимільні копії договору, партнери можуть приступати до виконання його умов, не чекаючи підписання його оригіналів. Ставлячи підпис на факсимільних копіях, партнери дають своє фактичне згоду на укладення договору.

Корисні поради

Сторони повинні обмінятися оригіналами документів, не дивлячись на наявність факсимільних копій підписаного договору. Оригінали договорів, як правило, потрібні бухгалтерії організацій.