Як упорядкувати документи

Як упорядкувати документи

Коли документів накопичилося занадто багато, і вони лежать в одній стопці, буває складно розібратися, що до чого відноситься. Ще складніше знайти потрібний документ. Для вирішення цієї проблеми потрібно впорядкувати документи. Описаний метод підходить не тільки для того, щоб впорядкувати документи на паперових носіях, він цілком застосовний і до документів в електронному вигляді, зрозуміло, з невеликими допущеннями.

Інструкція

  1. Упорядкувати документи нескладно, навіть якщо їх занадто багато. Перегляньте всі наявні документи і складіть список категорій, за якими ви будете їх сортувати. Визначте, чи будуть у цьому списку підкатегорії. Наприклад, у загальній категорії договорів можна виділити договори на поставку, на надання послуг. Серед наказів виділити спільні накази, що стосуються діяльності фірми, і кадрові накази.
  2. Коли список категорій складено, визначте, яким чином і у що ви помістіть документи. Узгодьте з керівництвом витрати на придбання канцелярських товарів (папок, файлів, кольорових стікерів), адже займатися сортуванням і розподілом документів приємніше, якщо не доводиться возитися зі старими розсипаються папками.
  3. Розсортуйте наявні документи відповідно до складеного вами списком. Розкладіть їх по різних стопках. Якщо виникне необхідність, надпишіть їх олівцем або наклейте стікер (щоб не заплутатися в процесі сортування).
  4. Оцініть, помістяться чи документи однієї категорії (підкатегорії) в папку, і підшийте їх. Документи краще розкласти по даті їх складання. Як правило, в повсякденній роботі документи підшиваються у міру їх створення, найсвіжіші документи виявляються нагорі. При передачі справ до архіву порядок змінюється (зверху знаходиться найраніший документ, знизу — найпізніший за датою створення).
  5. Якщо ви підшиває в одну папку документи, створені в різні роки, візуально відокремте один рік від іншого за допомогою кольорового стікера або листом більшого розміру. Такі закладки значно полегшують пошук потрібного документа в подальшому.
  6. Складіть реєстр усіх підшитих документів із зазначенням значущих відомостей (номером документа, датою його складання, змістом). Помістіть реєстру або перед усіма документами (зверху), або закріпіть його на обкладинці папки. При цьому враховуйте, що папка може поповнюватися новими документами, тому залиште в реєстрі вільні графи, які можна буде заповнити від руки при вкладенні чергового документа.
  7. За необхідності, складіть реєстр всіх папок з документами із зазначенням вмісту кожної папки, дати її створення та закінчення ведення, місця зберігання і так далі. Розставте папки так, щоб ними було зручно користуватися і не доводилося «пробиватися» до них через тонну макулатури.