Як в Excel зробити зведену таблицю


 

При роботі з різними масивами даних часто виникає необхідність об’єднання інформації в одну таблицю для подальшої обробки або аналізу. Навіть на одному аркуші можуть бути неупорядковані дані. Наприклад, таблиця з кількостями продажів по різних товарах, з якої потрібно вивести загальну кількість по кожному окремому продукту. Для вирішення таких завдань розробники комплекту Microsoft Excel передбачили дуже зручний вбудований інструмент — зведені таблиці.


Інструкція

  1. Відкрийте документ Excel з даними, з яких ви хочете зробити зведену таблицю. Клацніть покажчиком миші по одній з комірок таблиці, обов’язкова умова — щоб у цьому осередку було записано якесь значення. Найзручніше — привласнити стовпцю відповідне ім’я, наприклад, «назва», «кількість» і т.п.
  2. В панелі меню у верхній частині вікна знайдіть кнопку «Дані» (для Excel 2000, ХР, 2003) або вкладку «Вставка» (для Excel 2007) і натисніть її. Відкриється список, в якому активуйте кнопку «Зведена таблиця». Відкриється «Майстер створення зведених таблиць», він допоможе налаштувати всі необхідні параметри.
  3. Виберіть джерело даних для зведеної таблиці та тип документа. Вікно майстра розділене на дві частини. У верхній половині вкажіть, звідки потрібно брати інформацію, наприклад, з файлу Excel або окремої бази даних. У нижній частині за замовчуванням відмічений пункт «Зведена таблиця», тому можна нічого не змінювати. Натисніть кнопку «Далі» і переходите до другого етапу роботи майстра.
  4. Мишкою виділіть діапазон даних для обробки. За замовчуванням вибирається вся таблиця з вихідного аркуша Excel, на екрані ви побачите це як миготливу пунктирну рамку. При необхідності ви можете виділити тільки частину даних. Натисніть кнопку «Далі», коли завершите відбір інформації.
  5. Натисніть кнопку «Готово» на останньому екрані настройки таблиці. Ви можете вибрати місце, де буде розташована ваша зведена таблиця. За умовчанням це «Новий лист», і це кращий з варіантів. Також можна вибрати пункт «Існуючий лист», але в цьому випадку можуть бути складнощі з циклічними посиланнями і виведенням на екран.
  6. Налаштуйте зведену таблицю. Після натискання кнопки «Готово» ви побачите макет таблиці та поля управління. Кожне з них підписано, щоб було зручніше розташувати дані та налаштувати підсумковий висновок інформації.
  7. Виділіть потрібне джерело даних у вікні зліва і перетягніть в відповідне місце на макеті. Таблиця відразу ж буде заповнена значеннями із зазначених стовпців або рядків. Тут все залежить від цілей створення зведеної таблиці — це дуже гнучкий інструмент. Щоб отримати той чи інший звіт, потрібно вибирати в поле підсумковій таблиці цікавлять відомості зі списку, знімати галочки з непотрібних джерел даних і відзначати потрібні.

Корисні поради

Якщо вихідні таблиці з даними розташовані на декількох аркушах, найкраще перенести їх на один і зробити безперервний діапазон значень для обробки.

Спробуйте спочатку попрацювати з невеликим масивом даних, тоді ви зможете швидше зрозуміти логіку побудови зведених таблиць.