При роботі з різними масивами даних часто виникає необхідність об’єднання інформації в одну таблицю для подальшої обробки або аналізу. Навіть на одному аркуші можуть бути неупорядковані дані. Наприклад, таблиця з кількостями продажів по різних товарах, з якої потрібно вивести загальну кількість по кожному окремому продукту. Для вирішення таких завдань розробники комплекту Microsoft Excel передбачили дуже зручний вбудований інструмент — зведені таблиці.
Інструкція
- Відкрийте документ Excel з даними, з яких ви хочете зробити зведену таблицю. Клацніть покажчиком миші по одній з комірок таблиці, обов’язкова умова — щоб у цьому осередку було записано якесь значення. Найзручніше — привласнити стовпцю відповідне ім’я, наприклад, «назва», «кількість» і т.п.
- В панелі меню у верхній частині вікна знайдіть кнопку «Дані» (для Excel 2000, ХР, 2003) або вкладку «Вставка» (для Excel 2007) і натисніть її. Відкриється список, в якому активуйте кнопку «Зведена таблиця». Відкриється «Майстер створення зведених таблиць», він допоможе налаштувати всі необхідні параметри.
- Виберіть джерело даних для зведеної таблиці та тип документа. Вікно майстра розділене на дві частини. У верхній половині вкажіть, звідки потрібно брати інформацію, наприклад, з файлу Excel або окремої бази даних. У нижній частині за замовчуванням відмічений пункт «Зведена таблиця», тому можна нічого не змінювати. Натисніть кнопку «Далі» і переходите до другого етапу роботи майстра.
- Мишкою виділіть діапазон даних для обробки. За замовчуванням вибирається вся таблиця з вихідного аркуша Excel, на екрані ви побачите це як миготливу пунктирну рамку. При необхідності ви можете виділити тільки частину даних. Натисніть кнопку «Далі», коли завершите відбір інформації.
- Натисніть кнопку «Готово» на останньому екрані настройки таблиці. Ви можете вибрати місце, де буде розташована ваша зведена таблиця. За умовчанням це «Новий лист», і це кращий з варіантів. Також можна вибрати пункт «Існуючий лист», але в цьому випадку можуть бути складнощі з циклічними посиланнями і виведенням на екран.
- Налаштуйте зведену таблицю. Після натискання кнопки «Готово» ви побачите макет таблиці та поля управління. Кожне з них підписано, щоб було зручніше розташувати дані та налаштувати підсумковий висновок інформації.
- Виділіть потрібне джерело даних у вікні зліва і перетягніть в відповідне місце на макеті. Таблиця відразу ж буде заповнена значеннями із зазначених стовпців або рядків. Тут все залежить від цілей створення зведеної таблиці — це дуже гнучкий інструмент. Щоб отримати той чи інший звіт, потрібно вибирати в поле підсумковій таблиці цікавлять відомості зі списку, знімати галочки з непотрібних джерел даних і відзначати потрібні.
Корисні поради
Якщо вихідні таблиці з даними розташовані на декількох аркушах, найкраще перенести їх на один і зробити безперервний діапазон значень для обробки.
Спробуйте спочатку попрацювати з невеликим масивом даних, тоді ви зможете швидше зрозуміти логіку побудови зведених таблиць.
