Як вести картотеку


 

У деяких областях діяльності потрібно систематизація товарів, виробів і документів. Картотека може застосовуватися не тільки на виробництві. Наприклад, вона стане в нагоді людині, колекціонує марки чи монети, або квітникарю. Загалом, скрізь, де потрібно серед великого масиву якихось предметів швидко відшукати потрібний.


Інструкція

  1. Інформація, яку містить картотека, повинна бути легкодоступна, незалежно від обсягу накопичувача даних. Тому розбийте весь обсяг на блоки, наприклад, за алфавітом чи датою. Це допоможе вам в короткі терміни знайти потрібну інформацію (картку).
  2. Всі записи в картотеці повинні бути оформлені акуратно. Наприклад, якщо назви написані від руки, вони повинні бути зрозумілі, без помарок, адже це ускладнить пошук потрібної інформації.
  3. Картотека повинна зберігатися в спеціально відведеному місці, наприклад, в стелажі. Ящики повинні відповідати розміру карток. Обов’язково складіть опис вмісту, так вам не доведеться постійно перегортати непотрібні дані. У міру поповнення даних вносите інформацію і в опис.
  4. Пошукові ознаки, що містяться в елементах картотеки (картках, файлах і т.п.), повинні бути жорстко систематизовані. Для прикладу, якщо це картотека на квіти, пошукові ознаки («ключі») у всіх елементах повинні бути виставлені однаково. Для цього складіть «скелет» пошукового елементу.
  5. Припустимо, ви хочете скласти картотеку своїх квітів. Всі вони мають різні ознаки, але складаються з ряду однакових елементів: суцвіття, стебло, лист, корінь і т.д. Відповідно, всі ці елементи повинні міститися в «скелеті». Наприклад, найменування — «Соняшник», форма суцвіття — «Кругла», колір — «Жовтий» і т.д.
  6. До будь-якого зборам даних повинен додаватися «Список пошукових ознак». В архіві, складеному зі звичайних карток, це може бути текстовий документ; для віртуальної форми архіву — випадаючий список, з якого користувач вибере потрібний йому ознака. Якщо ви ведете картотеку в електронному вигляді, обов’язково створіть дубль на знімний диск, адже жорсткий диск може згоріти в будь-який час.