Як вести облік документів


 

Трудова книжка є основним документом, що підтверджує факт роботи в тій чи іншій фірмі. Бланки нових трудових книжок видаються роботодавцем. У кадровій службі ведеться їх облік у відповідній книзі. Документ про рух бланків, вкладишів книжок затверджений Наказом Мінфіну РФ № 69.


Вам знадобиться

— бланк книги обліку трудових книжок;
- Документи компанії;
- Бланки трудових книжок, вкладишів до них;
- Накази фірми по кадрам;
- Документи співробітників;
- Штатний розклад;
- Документ про закупівлю бланків трудових книжок;
- Розпорядження директора про призначення відповідального за ведення трудових книжок.

Інструкція

  1. Книгу з обліку трудових книжок роботодавцю потрібно вести в обов’язковому порядку. В іншому випадку порушується законодавчі норми, накладається адміністративна відповідальність у вигляді штрафу. Тому обов’язково заведіть такий документ, якщо передбачається оформлення співробітників в компанію.
  2. На титульному аркуші книги напишіть повну назву фірми, яке відповідає назві організації, прописаному в статуті, другом установчому документі. Якщо ОПФ (організаційно правовій формі) компанії відповідає ІП, вкажіть паспортні дані особи, оформленого в якості ВП. Впишіть дату, коли заведена книга. Термін зберігання документа передбачає 50 років, що закріплено в законодавстві. Відрахуйте рівно цей період і напишіть число, місяць, рік, до якого потрібно зберігати книгу.
  3. За ведення книги обліку призначається відповідальний співробітник розпорядженням (наказом) керівника організації. На першій сторінці вкажіть період, протягом якого працівником кадрової служби вносяться відомості про трудові книжки, бланках, вкладишів у них. Напишіть персональні дані, посада спеціаліста, а також реквізити розпорядчого документа, яким передбачається відповідальність за ведення книги обліку.
  4. У першій графі другої сторінки книги вкажіть порядковий номер, у другій, третій, четвертій графах напишіть дату, коли заведений бланк трудової книжки, заповнений відповідно до правил. При прийомі на посаду фахівця, у якого раніше вносилися записи в документ, що підтверджує його трудову діяльність, впишіть число, місяць, рік оформлення працівника в компанію.
  5. У п’ятій графі книги напишіть персональні дані працівника, власника трудової книжки. У шостому стовпці впишіть реквізити документа, а саме: серію, номер книжки, вкладиша в неї. У сьомий графі вкажіть назву посади фахівця, який отримав нову трудову книжку або здав заповнений документ роботодавцю.
  6. У восьмому стовпці книги обліку напишіть назву фірми, відділу (служби), куди оформлений співробітник. У дев’ятій графі впишіть номер, дату розпорядження, відповідно з яким укладено трудовий договір. У десятому стовпці ставиться підпис відповідальної особи, який прийняв від працівника трудову книжку, завів нову. В одинадцятій графі вказується сума придбання чистого бланка, яка стягується з фахівця.
  7. У дванадцятої, тринадцятої стовпах вноситься номер, дата наказу про звільнення, ставиться підпис працівника, якому видається трудова книжка на руки при розірванні трудових відносин.