Як вести облік трудових договорів


 

У кожній фірмі, де трудяться фахівці, ведеться журнал трудових договорів, які зберігаються в архівах підприємства. Ведення обліку цих документів необхідно для зручності користування, впорядкування, усунення причини втрати договорів, додаткових угод. Даний журнал може бути як в паперовому, так і в електронному вигляді.



Вам знадобиться

— документи компанії;
- Трудові договори, додаткові угоди;
- Бланк журналу з обліку договорів.

Інструкція

  1. Спеціальної форми, затвердженої законодавчими актами, у журналу по реєстрації та обліку договорів не існує. Ви маєте право розробити бланк документа самостійно. Є деякі реквізити, які є обов’язковими для журналу з обліку трудових договорів.
  2. Титульний лист, як правило, повинен містити інформацію про компанію, де ведеться облік трудових договорів. Напишіть назву документа посередині великими літерами. Впишіть найменування фірми. Якщо підприємство є крупним, для кожного відділу (служби) доцільніше завести окремий журнал. Вкажіть в даному випадку назва структурного підрозділу. Напишіть дату, коли документ був заведений. Впишіть найменування посади, персональні дані працівника, призначеного відповідальним за оформлення, укладення договорів з персоналом фірми. У багатьох організаціях цим займається кадровик.
  3. У програмі «Excel» сформуйте таблицю, що складається з восьми шпальт. У першому стовпці вкажіть порядковий номер трудового договору, у другому — номер договору, присвоєний йому при оформленні співробітника на посаду. У третьому, четвертому стовпцях напишіть терміни дії договору, тобто дату початку, закінчення. У п’ятому стовпці впишіть предмет договору. Це може бути прийом на посаду начальника відділу з розрахунками заробітної плати. Тобто в цій графі вказується і найменування позиції, куди оформлений співробітник
  4. У шостому стовпці вкажіть персональні дані фахівця, з яким укладено трудовий договір, оформлено додаткову угоду. У сьомому стовпці вкажіть номер архівної папки, її місце розташування. У восьмому — проставте підпис відповідальної особи, її прізвище, ініціали. Роздрукуйте таблицю й ведіть облік трудових договорів.
  5. Врахуйте, що трудові договори є важливими правовими документами. При звільненні відповідальної особи обов’язково складайте акт передачі документації. Знову прийнятим співробітнику потрібно буде вести облік договорів відповідно до вимог.