Як вести облік трудових книжок


 

Кожен роботодавець зобов’язаний видавати своїм співробітникам трудові книжки. Для обліку бланків документів про підтвердження виконання трудових обов’язків у певній фірмі наказом Міністерства Фінансів № 69 розроблена спеціальна книга. Вона ведеться спеціалістами відділу кадрів або іншими відповідальними особами.


Вам знадобиться

— бланк книги обліку трудових книжок;
- Правила ведення трудових книжок;
- Трудовий кодекс РФ;
- Документи фірми;
- Печатка організації;
- Бланки трудових книжок;
- Трудові книжки працівників.

Інструкція

  1. Вести книгу з обліку документів про підтвердження трудової діяльності потрібно кожному роботодавцю. Це є законодавчою нормою. При порушенні ТК РФ на компанію може бути накладений штраф.
  2. На титульному аркуші книги обліку основних документів про трудову діяльність персоналу вкажіть назву організації, що відповідає назві підприємства, написаного в статуті або іншому установчому документі фірми. Якщо ОПФ компанії є ІП, напишіть персональні дані особи, зареєстрованої як ВП. Вкажіть дату введення даної книги. Зберігати цей документ рекомендується приблизно 50 років, це регламентує ТК РФ. Відрахуйте з моменту заповнення титульного листа книги цей термін. Потім напишіть дату, до якої необхідно зберігати цей документ в архіві фірми.
  3. Призначте відповідального за ведення книги. Для цього складіть наказ. Вкажіть в ньому персональні дані, назва позиції, по якій працює співробітник. Як правило, це фахівець кадрової служби.
  4. На першій сторінці книги вкажіть період роботи відповідальної особи. В даний термін співробітником вносяться відомості про трудові книжки, власників цих документів.
  5. У першому стовпчику книги на другій сторінці впишіть порядковий номер, у другому, третьому, четвертому — дату, коли заведений бланк основного документа про підтвердження трудової діяльності. Якщо у співробітника раніше заводилася трудова книжка, напишіть дату оформлення в дану фірму.
  6. У п’ятому стовпці книги вкажіть прізвище, ім’я, по батькові фахівця, власника документа про підтвердження трудової діяльності. У шостій графі напишіть серію, номер, трудової книжки або вкладиша. У сьомому стовпці впишіть найменування позиції, по якій працює працівник, який отримав нову трудову книжку або здав раніше завірений, заповнений документ роботодавцю.
  7. У восьмій графі книги вкажіть найменування компанії, структурного підрозділу, куди прийнято працівника. У дев’ятому стовпці напишіть дату, номер наказу (розпорядження) про прийом на посаду. У десятій графі проставляє підпис відповідальний співробітник, якому власник трудової книжки передав документ. При закладі нового документа про трудову діяльність в одинадцятий стовпець вкажіть розмір грошових коштів, які були сплачені за бланк. Врахуйте, що вказана сума стягується з працівника.
  8. При звільненні фахівця у дванадцятій графі напишіть дату, номер розпорядження про розірвання трудових відносин. У тринадцятому стовпці ставиться підпис спеціаліста, який звільняється. При розірванні договору співробітнику видається трудова книжка з записом про звільнення.