Як вести облік витрат


 

У процесі здійснення господарської діяльності фірма повинна здійснювати облік витрат. На підставі показників розраховуються суми податків, що підлягають сплаті до бюджету, а також визначається прибуток організації. Згідно ПБУ, витрати — це витрати, які тягнуть зменшення економічної вигоди в результаті вибуття майна або грошових коштів.


Інструкція

  1. Всі витрати, визнані в бухгалтерському та податковому обліку, повинні бути економічно обгрунтованими і підтвердженими. Припустимо, ви направили в службову поїздку співробітника. По поверненню він надав такі документи: рахунки на послуги зв’язку, авіаквитки, а також чеки з боулінг-клубу. Послуги зв’язку ви можете відобразити в обліку в тому випадку, якщо до рахунку надано акт і роздруківка дзвінків (деталізація викликів). Квитки також можуть бути документом, що підтверджує витрати підзвітних коштів. А ось відвідування клубу є якоюсь розважальною програмою, яку фірма не зможе відобразити в бухгалтерському обліку.
  2. Правильно оформляйте операції, пов’язані з будь-якими витратами. Якщо це авіаквиток, то крім нього вам також необхідно надати маршрутну квитанцію і посадковий талон. Якщо це чеки, рахунки або квитанції, вони повинні містити найменування організації, печатку, назву операції. Тільки після цього ви маєте право прийняти їх до обліку.
  3. Відображайте витрати на синтетичних рахунках бухгалтерського обліку. Припустимо, співробітник був відправлений у відрядження, яка пов’язана з основною діяльністю організації. У цьому випадку витрати слід списати на рахунок 20, 25 або 26. Якщо поїздка стосувалася отримання доходів, не пов’язаних з основною діяльністю, суми витрат відобразіть на рахунку 91. При цьому складіть авансовий звіт, а суми покупок включите в книгу обліку витрат.
  4. Якщо ви є платником ПДВ, для вирахування вам необхідно отримати рахунок-фактуру. Тільки цей документ ви маєте право зареєструвати в книзі покупок. Податковий документ повинен бути оформлений за всіма правилами, тобто мати реквізити організацій, найменування операцій, суму ПДВ, вартість товару (послуги), всі необхідні підписи і печатки покупця і постачальника.