Як вести протокол засідання


 

Засідання — дуже важлива і відповідальна форма ділового спілкування, це не просто зустріч, на якій відбувається обмін думками. Засідання, як правило, готується заздалегідь, і тема його присвячена вирішенню одного або кількох питань, які необхідно обговорити колегіально, щоб виключити їх двояке тлумачення і прийти до консенсусу. Тому дуже важливо вести протокол засідання, в якому буде зафіксовано докладно його хід і ті рішення, які були прийняті.



Інструкція

  1. Підставою для оформлення протоколу є чорнові записи, які під час засідання веде «від руки» спеціально призначений для цього секретар. В якості підстави можуть також використовуватися стенограма або звукозапис засідання і ті матеріали, які були підготовлені його учасниками: тези доповідей, інформаційні довідки, проекти рішення, порядок денний та список запрошених.
  2. У протоколі обов’язково вкажіть назву організації, номер і дату, вид документа. В кінці його повинні стояти підписи секретаря та учасників засідання, які цим самим підтверджують вірність його змісту.
  3. Текст протоколу засідання повинен складатися з вступної та основної частин. У вступній частині вкажіть прізвища голови та секретаря засідання, а також перерахуйте беруть участь в ньому посадових осіб. Якщо ця кількість більше 15, то оформляється окремий список, на який в тексті обов’язково дайте посилання. У вступній частині також перерахуйте повністю всі пункти обговорюваної на засіданні порядку із зазначенням доповідача і його посади. Питання на порядку виносяться за ступенем важливості, починаючи з самого насущного.
  4. В основній частині протоколу кожне питання освячується окремо, по кожному існує єдина схема викладу: яке питання слухали, хто виступав, що вирішили або постановили. В розділі «Слухали» вкажіть прізвище доповідача і дайте короткі тези його виступу або посилання на його текст, їли він є в паперовому вигляді.
  5. В розділі «Виступили» перерахуйте виступали і викладіть коротку суть їхнього виступу, в тому числі і питання до доповідача. У розділі «Постановили» запишіть прийняте по суті даного питання рішення. Сформулюйте його коротко і чітко, його суть повинна не допускати трактувань і двозначностей. У тому випадку, коли питання ставилося на голосування, відобразіть його результати.
  6. Підпишіть протокол і проставте дату. Його датою є дата події, яке відображено в протоколі, а не дата створення цього документа.