Як вести реєстр закупівель


 

Реєстр закупівель — це спеціальний документ, в якому впорядкована сукупність необхідних даних та інформації про закуповуваної продукції, замовників, споживачів і постачальників продукції для потреб того чи іншого підприємства. Ведення реєстру закупівель відповідно до Бюджетного кодексу РФ, в обов’язковому порядку накладено на всі наявні в країні бюджетні установи, органи державної влади та окремі її суб’єкти, органи місцевого самоврядування та інші муніципальні організації.



Інструкція

  1. Відкрийте статтю 73 Бюджетного кодексу і уважно ознайомтеся з нею. Слід знати, що законодавство не передбачає чіткої встановленої форми ведення реєстру закупівель, саме тому він може здійснюватися як в спеціальній книзі (реєстр закупівель), так і на комп’ютері, наприклад, у програмі Excel.
  2. Запустіть комп’ютер і відкрийте відповідну програму або відкрийте книжковий варіант журналу, де будуть відображені дані про закупівлі. Створіть вісім колонок:
    1) Дата закупівлі.
    2) Спосіб закупівлі, номер і дата протоколу рішення комісії.
    3) Номер і дата складання контракту або договору.
    4) Назва продукції (робіт, послуг, товару).
    5) Інформація про закупівлю продукції. В даний пункт необхідно включити кілька підпунктів, зокрема 5.1 — одиниці виміру, 5.2 — кількість, 5.3 — ціна за одиницю і 5.4 — загальна сума закупівлі.
    6) Найменування постачальника, ІПН, юридична адреса.
    7) Розрахунковий документ. Цей пункт так само необхідно розділити на декілька. 7.1 — номер, 7.2 — дата, 7.3 — сума.
    8) Касовий витрата наростаючим підсумком з початку року.
      
  3. Почніть заповнювати свій документ належним чином відповідно до створеними в ньому пунктами. Вкажіть дату закупівлі, наприклад, 01.01.2012. При цьому слід знати, що датою закупівлі буде та дата, яка вказана в договорі на надання відповідних послуг поставки, підряду або взагалі безоплатного надання послуг.
  4. Вкажіть спосіб закупівлі, наприклад, запит пропозиції, номер і дату протоколу рішення. Пропишіть найменування продукції, наприклад, столи, книги, ремонтні роботи і т.д., а також інформацію про закупівлю відповідно до колонками.
  5. Вставте найменування постачальника товарів або послуг. У цьому пункті необхідно записати, хто здійснює поставку (ІП, ВАТ і т.д.), юридична адреса постачальника (у випадку з ІП ​​- місце проживання) та ІПН відповідно до свідоцтва або установчими документами.
  6. Вкажіть найменування розрахункового документа, наприклад, касовий чек.

Корисні поради

Заповнюйте реєстр закупівель для кожного окремого постачальника товарів або послуг.