Як вести журнал про реєстрацію наказів


 

На кожному підприємстві видаються накази, розпорядження. Вони діляться на такі види: по особовому складу, по основній діяльності, по відпустках. По кожному з них рекомендується вести окремий журнал реєстрації наказів. Спеціальної форми даного документа не існує, тому компанією бланк розробляється самостійно.


Вам знадобиться

— документи компанії;
- Бланк журналу реєстрації наказів;
- Накази по особовому складу.

Інструкція

  1. Розробіть колективний договір з кадрової політики, включаючи порядок діловодства. Як додаток до локального акту компанії складіть журнал реєстрації наказів. Врахуйте, що різні види розпоряджень фіксуються в окремих журналах, так як у них відрізняється термін зберігання. Приміром, накази по особовому складу зберігаються 75 років. Далі розглядається порядок заповнення такого журналу.
  2. На титульному аркуші журналу з реєстрації наказів напишіть повне найменування документа великими літерами. Потім вкажіть назву організації. Якщо компанія достатньо велика, для кожної служби бажано вести такий журнал окремо. Вкажіть дату, коли фактично заведений документ.
  3. У першій графі вкажіть порядковий номер розпорядження. У другому стовпці напишіть персональні дані, найменування посади особи, відповідальної за ведення журналу. Накази з особового складу, як правило, реєструє кадровий співробітник, який призначається відповідальним відповідним наказом директора.
  4. У третій графі журналу вкажіть номер наказу, присвоєний документу при виданні. Для розпоряджень по особовому складу рекомендується ставити літеру ЛЗ, для наказів з основної діяльності — ОД, для відпускних розпорядчих документів — О. У четвертому стовпці напишіть дату складання наказу.
  5. У п’ятому стовпці бажано вписати персональні дані, назва посади, відділу співробітника, за яким складено наказ. У шостій графі напишіть зміст розпорядження. Наприклад, прийом на посаду, розірвання договору, переведення на іншу роботу тощо.
  6. У сьомий графі ставиться підпис відповідальної особи, а у восьмому стовпці журналу вказується номер папки, яка зберігається в архіві. При зміні відповідального фахівця обов’язково складіть акт передачі документів.