Як видати гроші під звіт

Як видати гроші під звіт

Будь оборот готівки на підприємстві повинен бути зафіксований за всіма правилами бухгалтерського обліку і підкріплений відповідними документами. Порядок видачі готівки під звіт прописаний в інструкції Банку Росії, а розмір видаваних сум та коло осіб, яким вони можуть видаватися, визначаються конкретно для кожної компанії і закріплюються в наказі керівника.

Інструкція

  1. Гроші видаються працівникам організації для того, щоб купити за готівковий розрахунок товари або послуги у фізичних осіб або у компаній, які не ведуть розрахунки з юридичними особами через особовий рахунок (наприклад, через невеликих сум для виставлення повноцінних рахунків), а також для використання на відрядження або представницькі витрати.
  2. Видані працівнику гроші відобразіть проводкою: дебет рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами», кредит рахунку 50 «Каса». При цьому складіть видатковий касовий ордер, який повинен бути підписаний підзвітною особою.
  3. Протягом 3 днів після видачі готівки (або з моменту повернення з відрядження) працівник повинен надати авансовий звіт за встановленою формою № АО-1 і прикласти до нього підтверджуючі документи (касові чеки, квитки і т.д.). Після цього бухгалтеру необхідно буде заповнити проводки, в яких з кредиту рахунку 71 суми витрачених грошей будуть віднесені в дебет відповідних рахунків. Це можуть бути рахунки: 07, 08, 10-11, 15, 20, 23, 25, 26, 28-29, 41, 44-45, 50 — 52, 55, 70, 73, 76, 79, 91, 94 , 97 або 99. Вибір відповідного рахунку залежить від того, на що були витрачені грошові кошти.
  4. Різницю між виданої та витраченої сумами необхідно закривати прибутковим касовим ордером з поверненням грошей у касу або видатковим касовим ордером у випадку, якщо виданої суми не вистачило, і працівник витратив додатково власні кошти.
  5. Якщо виникла ситуація, коли гроші не були повернуті організації, то необхідно скласти бухгалтерську проводку: кредит рахунку 71, дебет рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Потім гроші списуються з кредиту рахунку 94 в дебет рахунку 70 «Розрахунки з персоналом по оплаті праці» (у випадку, коли їх можна утримати із зарплати підзвітної особи) або 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» (у випадку, коли їх неможливо утримати із зарплати підзвітної особи).
  6. Операції з видачі готівки треба відображати в журналі-ордері № 7, який призначений для обліку 30 окремих операцій з видачі грошей під звіт. Якщо за місяць число операцій більше, то необхідно заповнювати передбачені для цього аркуші-вкладиші.