Як видати на руки трудову книжку

Коли працівник просить видати на руки оригінал трудової книжки, співробітник кадрової служби може потрапити у скрутну ситуацію. Видавати або не видавати? А якщо видавати, то як це оформити, і хто буде нести відповідальність у випадку втрати документа?

Інструкція

1. Відповідно до встановлених законом правилами, видача трудових книжок на руки працівникам не дозволена. Співробітник може отримати свою трудову книжку тільки в двох випадках: у день звільнення або при переведенні на іншу роботу в іншу організацію.
   
2. Відповідальність за ведення і збереження трудових книжок повністю покладено на роботодавця: він зобов’язаний вносити до них записи відповідно до діючих правил, створити відповідні умови зберігання (в сейфі), вести Книгу обліку трудових книжок і так далі.
   
3. Стаття 62 Трудового кодексу Російської Федерації встановлює, що роботодавець зобов’язаний видати за письмовою заявою працівника завірену копію (або виписку) трудової книжки не пізніше трьох днів з моменту подачі заяви.
   
4. У більшості випадків стороннім організаціям буває достатньо ксерокопії, знятої з трудової книжки, але виникають ситуації, коли вони можуть вимагати пред’явлення оригіналу (часто такий конфлікт виникає при оформленні документів в Пенсійному Фонді). Якщо видати працівнику його трудову книжку під розписку, відповідальність все одно залишиться лежати на роботодавці.
   
5. В даному випадку рекомендується направити оригінал трудової книжки безпосередньо до Пенсійного фонду (а не передавати її через працівника). При цьому необхідно взяти у співробітника фонду розписку, що підтверджує факт передачі йому трудової книжки працівника.
   
6. У певних ситуаціях сторонню організацію може влаштувати ксерокопія трудової книжки, завірена не працедавцем, а нотаріусом. Співробітник кадрової служби може обумовити з працівником умови, за яких організація оплатить послуги нотаріуса із завірення, а працівник потім компенсує вартість цих послуг. Але навіть у цьому випадку завіряти копію трудової книжки (тобто бути присутнім в нотаріальній конторі) повинен не працівник, а співробітник відділу кадрів.