Відповідно до законодавства Росії всі кампанії повинні класти вільні гроші в банк на свій розрахунковий рахунок. При цьому вони можуть мати грошові суми в касі організації. Але існує, так званий, касовий ліміт, який обмежує суму готівки в касі на кінець дня. Даний документ підписується керівником і затверджується банком. Видаючи гроші через касу організації, необхідно правильно оформити видачу грошей, в іншому випадку, вас можуть притягнути до санкцій.
Інструкція
- Для здійснення видачі грошових сум через касу організації необхідно мати касову книгу. У ній ведеться облік по всіх операціях з готівкою. Дані можна заносити як через комп’ютер, так і в ручну за допомогою журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма № КО-3).
- Заповнювати або роздруковувати касову книгу щодня не потрібно, потрібні лише ті дні, в яких здійснювалися операції по касі. Ведеться касова книга вручну, в кінці періоду, книга прошивається, пронумеровується, скріплюється печаткою та підписом керівника.
- Будь видача грошових сум супроводжується видатковим касовим ордером (форма № КО-2). Він заповнюється на одну операцію або ж на кілька однотипних, наприклад, на виплату заробітної плати. У випадку декількох однотипних операцій до ордера додаються підтверджуючі документи, наприклад, платіжна відомість.
- У видатковому касовому ордері необхідно вказати підставу видачі грошової суми, особа, якій вони видаються і додаток. Підставою можуть бути наступні формулювання: «видано підзвіт», «виплачена заробітна плата» та інші. Додатками є відомості, заява працівника та інші.
- Отримавши грошову суму підзвіт, співробітник повинен розписатися у видатковому касовому ордері. Потім по закінченню часу йому необхідно відзвітувати перед бухгалтерією. Підтвердними документами є чеки, квитанції, накладні, в яких повинен бути прописаний цей працівник.
- Для того щоб підтвердити витрати, вони повинні бути економічно обгрунтовані. Якщо все в нормі, то на суму по документу складається авансовий звіт.
- Якщо грошові суми з каси видаються на зарплату, то працівникам досить розписатися в платіжній відомості, а той, хто видає заробітну плату, наприклад, касир, повинен розписатися у видатковому касовому ордері.
- Видані суми підзвіт, мають бути повернуті або підтверджені не пізніше того терміну, який вказаний в наказі керівника про розпорядження видачі грошових сум з каси. Але не варто встановлювати дуже великий термін, щоб не накликати підозри перевіряючих. При витрати на відрядження співробітник повинен відзвітувати протягом трьох днів після повернення на робоче місце.
- Грошові суми, видані через касу організації, бухгалтер повинен оприбуткувати на рахунку 50 «Каса», до якого можуть дебетувати рахунки: 70 «Розрахунки з персоналом по оплаті праці» (при оплаті заробітної плати), 71 «Розрахунки з підзвітними особами» (при видачі підзвіт на потреби організації), 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» (при оплаті постачальнику).
