Як відповісти на офіційний лист


 

Ділова переписка — невід’ємна складова багатьох виробничих процесів. Чимале місце в ній займають відповіді на офіційні звернення різних організацій, включаючи контролюючі. Для таких листів обов’язковий офіційно-діловий стиль, цілком припустимі, більш того — кращі бюрократичні обертів. У них не місце емоціям, навіть якщо вимоги, які містить отримане вами звернення, неправомірні.


Вам знадобиться

— комп’ютер;
- Доступ до інтернету або принтер;
- Фірмовий бланк організації;
- Послуги пошти, кур’єра або особистий візит в офіс адресата (не у всіх випадках);
- Текст листа, на яке ви відповідаєте.

Інструкція

  1. Для написання відповіді використовуйте фірмовий бланк. Не забудьте присвоїти листа вихідний номер, зареєструвати його у секретаря або в канцелярії, поставити дату.
  2. Адресуйте відповідь тій людині, підпис якого стоїть під листом. Зазвичай вона являє собою посаду і прізвище з ініціалами. Постарайтеся дізнатися його ім’я та по батькові. Зробити це за допомогою інтернету або телефонного дзвінка безпосередньо в організацію, з якої надійшов лист. Зазвичай в нижній частині офіційного листа вказується прізвище виконавця та його телефон. Ця інформація буде корисною при подальшій взаємодії, якщо в ньому виникне необхідність. Однак відповідь має бути спрямований на ім’я того, чий підпис стоїть під надійшли до вас зверненням. У «шапці» відповіді достатньо його ініціалів. А ось лист треба починати з обігу на ім’я по батькові: «Шановний Іван Іванович!»
  3. На самому початку відповіді вкажіть вихідні дані листи. Зазвичай офіційні звернення містять вихідний номер, дата вказується обов’язково. Загальноприйнята формулювання першої фрази: «У відповідь на Ваш лист (звернення, інформаційний запит, претензію, скаргу — в залежності від ситуації) за № таким-то від такого-то числа вважаємо необхідним (варіант — можемо) повідомити наступне».
  4. Далі відповідайте на питання, які містяться в листі в тому ж порядку, в якому вони в ньому наведено.
  5. Якщо які-небудь вимоги або претензії, що пред’являються до вас особисто або вашої організації автором листа, на ваш погляд, неправомірні, вкажіть, що вони не можуть бути задоволені і поясніть причину, пославшись на положення чинного законодавства, яким ті, на вашу думку, суперечать.
  6. Використовуйте в кінці відповіді формулювання «З повагою». Зробити це доведеться, навіть якщо ви вважаєте, що адресат поваги недостойний. Проте демонструвати це думка не потрібно. Не забудьте також вказати свої посада, прізвище та ініціали. Якщо відправляєте відповідь у паперовій версії, поставте під ним свій підпис.