Як відправити лист на факс


 

Службовцям офісу часто доводиться відправляти листи по факсу. Випадки можуть бути абсолютно різні, але що робити, якщо ви зіткнулися з такою проблемою вперше і абсолютно не маєте уявлення про те, як відправити лист на факс.



Інструкція

  1. Складіть свій лист в текстовому редакторі MS Word, застосувавши при цьому той шаблон, який можна використовувати в MS Publisher для додавання логотипу компанії. Використовуйте MS EXEL, якщо вам необхідно скласти і відправити на факс таблиці. У випадку, якщо ви будете відправляти картинки, вони обов’язково повинні мати розширення. JPEG.


  2. Знайте, розмір стандартного листа, який можна надіслати по факсу — сторінка формату А4. Необхідний шрифт для письма — не менше 10 кегль. З цієї причини краще всього вмістити всі свої думки на одному аркуші, щоб не довелося посилати інформацію на декількох сторінках.


  3. Викладайте всю інформацію зрозуміло і стисло. Пишіть в листі, який будете відправляти на факс, тільки те, що буде корисно і цікаво вашому адресату. Якщо, наприклад, вам був спрямований конкретний запит, відповідайте саме на нього, не відхиляючись від теми і т.д.
        


  4. Не вставляйте в листи дрібні картинки або малюнки, вони можуть змазатися, і в підсумку адресат отримає тільки негативну думку про вас або вашої компанії. Не забудьте вказати в кінці послання свою адресу, номер телефону / факсу або іншу контактну інформацію.
  5. Роздрукуйте лист. Огляньте документ на якість друку, воно має бути хорошим, всі букви повинні бути чіткими і не змазаними, щоб адресат міг розібрати текст. Якщо ви виявили якісь недоліки, виправте їх і роздрукуйте лист заново.
  6. Відкрийте на факсі лоток для подачі документів. Як правило, він знаходиться в задній частині апарату. Вставте свій лист лицьовою стороною вниз. Якщо у вас кілька аркушів, уточніть, чи підтримує ваш факсимільний апарат масову відправку, якщо ні, кожен з листів доведеться вставляти окремо.
        
  7. Дочекайтеся звукового сигналу, апарат повинен захопити папір. Наберіть номер факсу свого адресата. Дочекайтеся відповіді на тому кінці дроту.
  8. Представтеся і вкажіть, що ви хотіли б передати факс. Натисніть кнопку «Старт» разом з адресатом (Зазвичай кажуть: «Старт»). Факс відправиться, якщо всі дії виконані точно. Не кладіть трубку до тієї пори, поки папір не пройде повністю через апарат.
        


  9. Натисніть кнопку «Зв’язок» і дізнайтесь, чи настав ваш лист адресату (чи пройшов факс). Якщо якість відображення погане, повторіть всі дії знову.

Зверніть увагу

Увага! У випадку, коли у адресата факс приймає інформацію в автоматичному режимі, набравши номер і дочекавшись гудка, натисніть на своєму апараті кнопку «Старт».