Як відправити телефонограму

Як відправити телефонограму

Телефонограма увазі під собою узагальнена назва документів, переданих усно за допомогою телефонного зв’язку. Вона використовується для передачі службової інформації, як правило, в екстрених випадках, коли адресата потрібно терміново про що-небудь повідомити, передати повідомлення, надіслати запрошення.

Вам знадобиться

канцелярське приладдя, номери телефонів одержувачів, журнал вихідної кореспонденції, телефонний зв’язок

Інструкція

  1. Підготуйте текст телефонограми. Викладайте суть повідомлення коротко, рекомендований обсяг тексту — не більше 50 слів. Якщо телефонограма містить вказівку на захід, який має відбутися в майбутньому: зустріч, засідання, складання акта і т.д., то переконаєтеся, що ви вказали конкретне місце і час проведення заходу.

    Текст повинен бути викладений так, щоб виключити можливості подвійного тлумачення.
  2. Оформіть телефонограму на паперовому носії за правилами оформлення листа керівника. Таким чином, документу з текстом повинні бути присвоєні реквізити: унікальний номер і дата складання. Телефонограма підписується особою, від імені якого вона буде передана.
  3. Визначте одержувача телефонограми. Якщо адресатів декілька, на додаток до тексту повідомлення складіть список одержувачів. Такий список оформляється на окремому аркуші, в ньому вказуються назви організацій, яким слід передати телефонограму і відповідні їм номери телефонів.
  4. Зареєструйте телефонограму в журналі вихідної кореспонденції. Якщо телефонограма — рідкісне явище у вашому документообігу, для реєстрації скористайтеся загальним журналом. У тому випадку, якщо ви регулярно вдаєтеся до такого способу передачі інформації, заведіть для телефонограм окремий журнал, так вам буде зручніше орієнтуватися.
  5. Додзвонитися адресату і попросіть прийняти телефонограму. Дізнайтеся і зафіксуйте посаду, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка приймає телефонограму.
  6. Повідомте абоненту:

    - Посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, від імені якого спрямовується телефонограма;

    - Свою посаду, прізвище, ім’я, по батькові та номер телефону.

    Продиктуйте текст телефонограми. Після того як ви передали текст, попросіть абонента перечитати телефонограму, щоб перевірити правильність її записи.
  7. Дізнайтеся у абонента вхідний реєстраційний номер телефонограми, запишіть його.

Корисні поради

Уникайте використання в тексті телефонограми складних оборотів і труднопроизносимих слів.