Як відправити звіт електронною поштою

Як відправити звіт електронною поштою

Інтернет все більше поширюється у всіх сферах, в тому числі і в документообігу. Найчастіше відіслати який-небудь документ по електронній пошті набагато простіше і швидше, ніж за допомогою інших способів. Як же правильно відправити звіт електронною поштою?

Вам знадобиться

- Сканер;
- Комп’ютер;
- Доступ в інтернет.

Інструкція

  1. Уточніть у адресата, чи зможе він взяти необхідний документ по електронній пошті. У кожної організації на цей випадок існують свої регламенти і правила. Наприклад, державні установи, такі, як Пенсійний фонд Російської Федерації і Федеральна податкова служба вимагають, щоб звіти від організацій супроводжувалися електронним підписом. Для цього вам потрібно буде завантажити на комп’ютер фірми спеціальну програму і з її допомогою зареєструвати унікальний цифровий код, який буде служити підписом відповідальної особи для електронних документів.
  2. Якщо ви хочете відправити звіт, який раніше був складений у паперовому вигляді, відскануйте його. Якщо це не будує одержувача, то вам потрібно буде створити електронний документ у форматі тексту або таблиці, в залежності від того, яку інформацію ви хочете занести до звіту.
  3. Прикріпіть звіт до тексту листа. Майте на увазі, що через ризик атаки вірусів багато людей не відкривають файли, надіслані їм поштою. Тому ви повинні описати в тілі листа суть вашої відправки для того, щоб одержувач був упевнений, що це дійсно ви, а не зломщик комп’ютерної системи.
  4. У деяких системах складання звітів, наприклад, Google Analytics, є своя система відправки тексту. Після того, як ви закінчили працювати зі звітом, натисніть на кнопку «Електронна пошта», яка знаходиться вгорі екрана. Потім виберіть у меню з’явилися категорію «Відправити». Визначте формат файлу, який ви хочете відправити. Потім вкажіть адресу одержувача, тему листа і супровідний текст до звіту. Потім ще раз натисніть на кнопку «Відправити».

Корисні поради

Якщо ви хочете знати, прочитав чи людина ваш лист до звіту, ви можете при відправленні задати функцію «Повідомити про прочитання». У цьому випадку, коли ваш адресат відкриє лист, ви отримаєте повідомлення про цей факт.