Як відправляти супровідний лист

Як відправляти супровідний лист

Зміст та оформлення документів і ділових паперів, які супроводжують діяльність будь-якого підприємства або організації, регламентуються відповідними документами, державними стандартами. Супровідний лист відноситься до ділових документів, тому воно повинно відповідати тим вимогам до оформлення, які встановлює ГОСТ Р 6.30-2003.

Інструкція

  1. Супровідний лист оформляється точно так само, як і звичайне. Пишіть його на фірмовому бланку вашого підприємства, де вказано його повне найменування, поштова адреса, реквізити, адреса електронної пошти, контактні факс і телефон.
  2. У правому верхньому куті вкажіть адресата листа, його прізвище та ініціали, займану посаду, організацію, її адресу і не забудьте індекс того населеного пункту, де вона знаходиться.
  3. В темі листа вказати можете «Супровідний лист до пересилається документації», заголовок листа робити не треба. Почніть його з традиційного звернення: «Шановний …!». Далі напишіть стандартну фразу «При цьому направляємо Вам …» і дайте загальну назву пакета документів, до якого ви докладаєте дане супровідний лист. При необхідності вкажіть у рамках яких домовленостей або прохань пересилається дана документація.
  4. Супровідний лист цілком можна використовувати і для звичайної ділової переписки. Якщо у вас є якесь додаткове повідомлення для даного адресата, ви можете його написати другим і третім абзацом.
  5. Напишіть слово «Додаток:» або «Додатки:» залежно від того, яка кількість документів буде докладено до даного листа. Якщо документ в однині, то після двокрапки дайте його назву, вкажіть на скількох аркушах документ і в скількох примірниках він надсилається.
  6. Якщо документів кілька, то їх перелік слід оформляти як пронумерований список, кожен номер треба писати з нового рядка. Після цифри номера вкажіть назву документа, кількість аркушів та примірників.
  7. Підпишіть лист тією посадовою особою, яка уповноважена підписувати подібні листи, проставте його підпис і завірте печаткою підприємства.
  8. Внизу обов’язково вкажіть виконавця даного супровідного листа, його прізвище, ініціали та контактний телефон.