Уміння відредагувати документ вже стало такою ж частиною комп’ютерної грамотності, як і вміння працювати в ОС Windows. Грамотно відредагований і красиво оформлений документ виглядає строго і по-діловому.
Інструкція
- Перше, що потрібно зробити, щоб відредагувати документ, — це перевірити правопис і пунктуацію в тексті. Якщо ви користуєтеся редактором MS Word, скористайтеся для цього вбудованої автоматичною перевіркою. Або, якщо автоматична перевірка відключена, натисніть F7. Також перевірте пунктуацію тексту. Звичайно, ідеальною грамотності добитися не вийде, але уникнути найбільш грубих помилок таким чином цілком можливо. Додатково перечитайте документ і постарайтеся видалити з нього різні стилістичні помилки, якими часто грішать офіційні тексти.
- Встановіть потрібний розмір паперу і поля відступу тексту від країв. Для цього зайдіть в меню «Файл» і виберіть «Параметри сторінки».
- Виділіть весь текст і задайте єдиний шрифт документа. Або, якщо структура тексту передбачає використання різних стилів, застосуйте окремі шрифти до кожного відрізку документа. Також застосуйте вирівнювання тексту по центру і по ширині сторінки для підзаголовків і основної частини розповіді.
- Щоб відредагувати документ і зробити його читання більш приємним і простим, що використовуються в тексті перерахування, етапи та основні кроки виділіть за допомогою нумерованих і маркірованих списків. До них можна застосувати різні рівні та підрівні, а також об’єднувати їх, розкриваючи, приміром, маркований список кількома нумерованими кроками.
- При необхідності проставте номери всіх сторінок за допомогою меню «Вставка» — «Номери сторінок». Також встановіть єдині наскрізні колонтитули для всіх сторінок через команду «Вид» — «Колонтитули».
- Якщо документ, який ви редагуєте, досить об’ємний, вставте зміст. Для цього скористайтеся меню «Вставка» — «Посилання» — «Зміст і покажчики». На вкладці «Зміст» введіть рівні і виберіть формат заголовків.
