Як відшкодовувати витрати по відрядження


 

При відправленні у відрядження співробітникам фірми відшкодовуються в повному розмірі витрати, понесені за час поїздки. Вони підтверджуються документально, є додатком до авансового звіту, звіту по відрядженню. Витрати, які оплачуються компанією, прописуються в локальному акті підприємства, що зветься «Положення про відрядження».



Вам знадобиться

— документи на відрядження;
- Авансовий звіт;
- Підтверджуючі документи;
- Колективний договір компанії.

Інструкція

  1. Якщо у вашій фірмі спочатку передбачається відправлення працівників у відрядження, порядок оформлення документів та відшкодування витрат під час поїздки пропишіть в колективному договорі, іншому локальному нормативному акті організації. Як правило, такий документ називається становищем про відрядження. Обов’язково ознайомте співробітників під розписку з договором. При наявності у фірмі профспілкової організації врахуйте думку її голови, що є виборним органом.
  2. Після повернення співробітник зобов’язаний оформити звіт по відрядженню, в тому числі і авансові звіт, на підставі цих документів проводяться виплати. Причому авансові звіт заповнюється протягом трьох днів з моменту прибуття в компанію. При відправленні в поїздку працівникові бухгалтерією видаються підзвітні гроші. Якщо сума фактично витрачених та виданих раніше коштів спеціалісту відрізняються між собою, робиться перерахунок. В такому випадку різниця повертається працівником в касу підприємства, якщо вона позитивна, або видається співробітникові при негативному результаті. Причому сума документа АО-1 затверджується директором. Тільки після цього проводяться виплати, перерахунок (якщо це має місце).
  3. При оформленні авансового звіту на зворотному боці документа фахівцем, який повернувся з відрядження, прописується перелік витрат, вироблених в поїздці. Потім пишеться список документів, що є підтвердженням витрат. Це квитки (авто, авіа, ж / д), чеки на оплату харчування, житла та інших витрат, які узгоджені з роботодавцем. Врахуйте, що добові підтверджувати не потрібно, так як їх розмір, як правило, фіксований. Усі витрати, пов’язані з відрядженням, звільняються від обкладення податком на прибуток. Причому є встановлені суми, в межах яких можна врахувати добові як витрати, звільнених від сплати податку.