Найбільш доступним засобом сортування даних у таблицях є табличний редактор Excel з пакету програм Microsoft Office. Його інструменти для упорядкування значень у рядках і колонках досить прості у використанні і дозволяють конструювати досить складні правила сортування.
Вам знадобиться
Табличний редактор Microsoft Excel 2007
Інструкція
- Клацніть правою кнопкою миші будь-яку клітинку у колонці, якщо потрібно відсортувати дані таблиці за значеннями саме цієї колонки. У контекстному меню розкрийте розділ «Сортування» і виберіть потрібний напрямок сортування даних. Якщо цей стовпець містить текстові значення, то сортування «від мінімального до максимального» означає упорядкування за алфавітом. Якщо в осередку цієї колонки поміщені дати, то це буде означати сортування від ранніх дат до більш пізніх.
- Аналогічним способом можна сортувати дані і за різними ознаками оформлення осередків, а не за значеннями, які в них містяться. Для цього призначені три пункти контекстного меню, що дозволяють упорядкувати дані відповідно до кольору фону осередків, товщиною і кольором шрифту. Можна також сортувати за піктограм, які можуть бути поміщені в осередку стовпця.
- При необхідності сортування таблиці за даними декількох колонок можна послідовно виконати таку процедуру для кожної з них. Проте в Excel є опція, що дозволяє в одному загальному діалозі вказати порядок і послідовність сортування потрібних стовпців. Щоб відкрити цей діалог клацніть будь-яку клітинку таблиці правою кнопкою миші, розкрийте розділ «Сортування» і виберіть пункт «Налаштування сортування».
- Виберіть перший з сортованих стовпців у спадному списку «Сортувати за». У розміщеному правіше поле вкажіть до чого саме треба застосовувати це правило сортування — до значень або форматам осередки (кольору, шрифту, значку). В останньому спадному списку виберіть напрямок сортування. Цим настройка правил для одного стовпця закінчується.
- Клацніть кнопку «Додати рівень», щоб перейти до налаштування параметрів сортування наступного стовпчика. До вже заповненої рядку додасться ще одна і вам буде потрібно повторити пророблене на попередньому кроці і для другої колонки. Якщо правил сортування повинно бути більше двох, то продовжуйте додавати і заповнювати рядки потрібну кількість разів.
- Для кожної таблиці можна вказати до 64 правил в наборі складної сортування. Зазвичай цього більш ніж достатньо для даних, які доводиться обробляти в таблицях Excel. Якщо виникає необхідність у ще більш складних правилах упорядкування значень в таблицях, то краще задіяти більш потужні програми по роботі з базами даних. У пакеті Microsoft Office для цього призначена СУБД Access.
