Як відсортувати таблицю

Як відсортувати таблицю

Найбільш доступним засобом сортування даних у таблицях є табличний редактор Excel з пакету програм Microsoft Office. Його інструменти для упорядкування значень у рядках і колонках досить прості у використанні і дозволяють конструювати досить складні правила сортування.

Вам знадобиться

Табличний редактор Microsoft Excel 2007

Інструкція

  1. Клацніть правою кнопкою миші будь-яку клітинку у колонці, якщо потрібно відсортувати дані таблиці за значеннями саме цієї колонки. У контекстному меню розкрийте розділ «Сортування» і виберіть потрібний напрямок сортування даних. Якщо цей стовпець містить текстові значення, то сортування «від мінімального до максимального» означає упорядкування за алфавітом. Якщо в осередку цієї колонки поміщені дати, то це буде означати сортування від ранніх дат до більш пізніх.
  2. Аналогічним способом можна сортувати дані і за різними ознаками оформлення осередків, а не за значеннями, які в них містяться. Для цього призначені три пункти контекстного меню, що дозволяють упорядкувати дані відповідно до кольору фону осередків, товщиною і кольором шрифту. Можна також сортувати за піктограм, які можуть бути поміщені в осередку стовпця.
  3. При необхідності сортування таблиці за даними декількох колонок можна послідовно виконати таку процедуру для кожної з них. Проте в Excel є опція, що дозволяє в одному загальному діалозі вказати порядок і послідовність сортування потрібних стовпців. Щоб відкрити цей діалог клацніть будь-яку клітинку таблиці правою кнопкою миші, розкрийте розділ «Сортування» і виберіть пункт «Налаштування сортування».
  4. Виберіть перший з сортованих стовпців у спадному списку «Сортувати за». У розміщеному правіше поле вкажіть до чого саме треба застосовувати це правило сортування — до значень або форматам осередки (кольору, шрифту, значку). В останньому спадному списку виберіть напрямок сортування. Цим настройка правил для одного стовпця закінчується.
  5. Клацніть кнопку «Додати рівень», щоб перейти до налаштування параметрів сортування наступного стовпчика. До вже заповненої рядку додасться ще одна і вам буде потрібно повторити пророблене на попередньому кроці і для другої колонки. Якщо правил сортування повинно бути більше двох, то продовжуйте додавати і заповнювати рядки потрібну кількість разів.
  6. Для кожної таблиці можна вказати до 64 правил в наборі складної сортування. Зазвичай цього більш ніж достатньо для даних, які доводиться обробляти в таблицях Excel. Якщо виникає необхідність у ще більш складних правилах упорядкування значень в таблицях, то краще задіяти більш потужні програми по роботі з базами даних. У пакеті Microsoft Office для цього призначена СУБД Access.