Як виписати рахунок

Як виписати рахунок

Виставлений рахунок служить для бухгалтерії вашого партнера головною підставою для оплати наданих вами послуг, виконаних робіт або поставленого товару. У свою чергу, замовник зможе при потребі використовувати цей документ для підтвердження правомірності свого платежу на вашу користь.

Вам знадобиться

- Комп’ютер;
- Спеціальна програма, Exel або Word;
- Реквізити замовника (або покупця товару);
- Власні реквізити;
- Принтер;
- Авторучка;
- Друк;
- Вихід в інтернет.

Інструкція

  1. Зазвичай в число закриває документації по кожному платежу входить також акт надання послуг (прийом робіт, прийому-передачі товару). Але без акта часом виходить і обійтися. А ось без ліку — ніяк.

    Теоретично сторони спочатку повинні підписати акт, а вже на його підставі виставляється рахунок. На практиці той, кому належить платіж, формує відразу обидва документи.

    У будь-якому випадку, перш ніж друкувати та підписувати акт і рахунок, краще узгодити з замовником в листуванні або усно обсяг прийнятих робіт і суму до оплати.

    При відсутності розбіжностей можна приступати до підготовки документів.
  2. У заголовній рядку рахунку пишемо його назву (рахунок), номер, дату виставлення: «РАХУНОК № … від …». Можна нижче додати з маленької літери «за договором № …. від ….».

    Далі ліворуч вказуємо місто, де виставляється рахунок (той самий, де ми знаходимося).

    З нового рядка пишеться слово «Одержувач» (варіанти: виконавець, постачальник), далі після двокрапки пишемо своє найменування, адресу, повні банківські реквізити. Потім з нового рядка — «Платник» (або «Замовник», якщо себе охрестили виконавцем, це актуально у випадку договору возмездного надання послуг) і після двокрапки аналогічну інформацію про нього: адреса і реквізити.
  3. Змістовна частина рахунки зазвичай має вигляд таблиці з шістьма стовпцями: номер по порядку, найменування послуги (товару), одиниця виміру, кількість, ціна, сума.

    Кількість рядків у таблиці, не рахуючи верхній, відповідає числу наданих послуг. Найменування послуг, одиниці їх вимірювання і ціни прописуємо, як у договорі та додаткових угодах, додатках до нього за наявності таких.

    Суму вираховуємо за допомогою калькулятора, множачи кількість одиниць вимірювання по кожній позиції на ціну однієї одиниці.
  4. Залежно від ситуації одиницями вимірювання можуть служити жарти, кілограми, літри, тонни, ящики, відсотки виконаної роботи, тисячі знаків та ін. Дивлячись, що продаємо. Тут коло фантазії не обмежений.

    У нижньому рядку таблиці вказується повна сума до оплати — «Разом».

    Якщо ми платимо ПДВ, під крайнім правим стовпцем таблиці вказуємо суму з додаванням цього податку з застереженням «включаючи ПДВ». Вказується також ставка податку на додану вартість.

    При застосуванні спрощеної системи оподаткування ПДВ платити не треба. У цьому випадку пишемо: «ПДВ не обкладається, оскільки Одержувач (Виконавець) застосовує спрощену систему оподаткування». Далі вказуємо номер повідомлення про можливість застосування УСН із зазначенням номера, дати видачі, що видав органу.
  5. Під цим текстом після слова «всього:» вказуємо загальну суму платежу в рублях і копійках цифрами.

    Рядком нижче йде текст «Всього до сплати … найменувань на загальну суму …». Кількість найменувань відповідає числу позицій у таблиці, сума — тому, що ми в підсумку нарахували.

    З нового рядка ця сама сума в рублях і копійках пишеться словами.

    Нижче — місце для підписів керівника установи та головного бухгалтера. Підприємці, у яких бухгалтера немає, ставлять в обидві графи свій підпис. Те ж саме стосується компаній, де функції директора та бухгалтера поєднує одна людина.

    Ставимо печатку. Рахунок готовий до відправки.

Зверніть увагу

Помилки та виправлення в рахунку неприпустимі. При їх наявності доведеться переробляти документ заново.

Особливу увагу приділіть власним реквізитами. Найкраще скопіювати номер рахунку з Банк-клієнта, а реквізити банку — з його сайту.

Корисні поради

Формувати рахунок краще в Exel або бухгалтерською програмою, де підрахунок в таблиці проводиться автоматично. Можна безкоштовно сформувати рахунок також за допомогою онлайн сервісу для малого бізнесу «Електронний бухгалтер« Ельба ».