Як виставити рахунок в організацію

Як виставити рахунок в організацію

Незалежно від різновиду бізнесу, при відкритті компанії потрібно врахувати безліч нюансів. Один з початкових етапів організації роботи фірми — відкриття рахунків в банку та встановлення системи клієнт-банк, за допомогою якої можна перераховувати кошти за призначенням, відстежувати надходження в реальному часі і виставляти на оплату рахунку іншим організаціям.

Вам знадобиться

Система клієнт-банк

Інструкція

  1. Виставляти рахунки на оплату можна як у друкованому вигляді, що займає чимало часу, так і за допомогою клієнт-банку. Крім того, форма рахунку, виставленого в паперовому вигляді, повинні мати один стандарт, розроблений компанією. Отримуючи виписаний рахунок, працівник підприємства вручну повинен набрати всі реквізити та оплатити його або з допомогою клієнт-банку, або внести готівку безпосередньо при відвідуванні банку за допомогою платіжного доручення. Все це завдає чимало клопоту, до того ж подібні рахунки досить важко відслідковувати в процесі оплати.
  2. Тому практично всі організації давно співпрацюють з банками, що дає можливість здійснювати різні операції, не виходячи з приміщення.
  3. Для виставлення рахунку на оплату необхідно укласти договір з банком на дистанційне обслуговування, що спричинить за собою невеликі додаткові витрати. Спеціаліст банку встановить на робочий комп’ютер бухгалтера і ще одного відповідальної особи, яким може бути фінансовий директор, програму клієнт-банк. У більшості організацій програма встановлюється тільки для бухгалтера, так як не всі організації використовують подвійний контроль над рахунками, в основному це притаманне великим підприємствам. Після установки програми необхідно отримати в банку особистий електронний ключ, щоб мати можливість підтверджувати виставлені рахунки електронним підписом.
  4. Коли всі ці етапи будуть пройдені, можна заносити в пам’ять програми дані тих контрагентів, з якими планується постійне співробітництво. Щоб виставити організації рахунок необхідно вибрати її із заздалегідь записаного списку і натиснути на кнопку «Створити рахунок для оплати». Після цього відкриється окреме вікно з полями, частина з яких буде не заповнена. У відповідні поля необхідно внести номер рахунку, дату створення, найменування послуг, кількість і підсумкову суму. Вікно може відображатися у вигляді таблиці та мати додаткові рядки. Реквізити організації заповнювати не потрібно, так як вони були внесені раніше.
  5. Після заповнення всіх полів, рахунок необхідно спочатку зберегти, перевірити і поставити електронний підпис. Потім він повинен пройти перевірку вищестоящої інстанції, якщо це передбачено в організації. Після того як поставлено останній підпис, рахунок потрапляє до одержувача, який зможе його сплатити у тому випадку, якщо на його поточному рахунку є достатня сума грошових коштів. Як тільки та сторона сплатить рахунок, в системі клієнт-банк можна буде побачити надійшли по рахунку кошти.

Зверніть увагу

Завдяки використанню клієнт-банку виключається можливість випадкової відправки коштів не за призначенням, так як вручну набирати платежі не потрібно.

Корисні поради

Будь-яка програма, в якій виставляються на оплату рахунку, здійснює облік всіх угод.