Як виставити рахунок

Як виставити рахунок

Рахунок — головний бухгалтерський документ, необхідний вашому замовнику або покупцю товару як підставу для витрат на надані вами послуги або поставлений товар. Виставити його можна поштою, факсом, передати в офіс замовника з кур’єром або віднести особисто. У деяких випадках можливе виставлення рахунку в електронній формі.

Вам знадобиться

- Комп’ютер;
- Пакет MsOffice або бухгалтерська програма;
- Принтер;
- Авторучка;
- Печатка організації або індивідуального підприємця;
- Сканер;
- Доступ в інтернет;
- Факс (при відправці по ньому);
- Поштовий конверт (при відправці оригіналу поштою);
- Повідомлення про вручення поштового відправлення (при відправленні поштою, за бажанням).

Інструкція

  1. Рахунок поряд з актом надання послуг або прийому-передачі робіт або товару входить в число документів, які прийнято називати «закривають». І якщо без акта іноді можна обійтися, то без ліку ніяк. Немає його — немає підстав для оплати.
  2. Для початку необхідно підготувати оригінал рахунку: сформувати його на комп’ютері (краще всього в Exel або за допомогою спеціальних бухгалтерських програм, можна використовувати і MsWord), роздрукувати на принтері, завірити підписами керівника та головного бухгалтера та печаткою юридичної особи або індивідуального підприємця.

    Якщо рахунок виставляє індивідуальний підприємець чи фірма, де керівник виконує функції також головного бухгалтера, розписуватися треба і за керівника, і за бухгалтера.
  3. В сучасних реаліях достатньою підставою для проведення оплати служить скан рахунку. Це особливо зручно, коли партнери знаходяться в різних містах, а то і країнах. Зроблений скан рахунку відправляється на електронну адресу замовника або покупця товару. Проте потім він частіше за все повинен отримати оригінал рахунку, і затягувати з цим неприпустимо.
  4. У деяких випадках (як правило, якщо платник знаходиться за межами Росії), достатньо електронного рахунку. У таких рахунках зазвичай замість підпису та печатки вказується фраза: «Справжній рахунок виставлений в електронній формі. Дійсний без печатки та підпису ». Або інше формулювання, краща платнику.

    Такі нюанси обговорюються з конкретним партнером.
  5. При варіанті відправки рахунку факсом все ясно. Вставляємо рахунок у факс, набираємо номер партнера, відправляємо факс, уточнюємо, чи пройшов він і чи читається. При негативній відповіді повторюємо процедуру до переможного кінця.
  6. Якщо партнери знаходяться в одному або сусідніх населених пунктах, можна доставити оригінал рахунку в офіс платника особисто (якщо є час і це не на шкоду міркувань престижу) або кур’єром — штатним або стороннім.

    Наприклад, скористатися послугами позаштатного кур’єра (поширений у студентів варіант підробітки) або сторонньої кур’єрської служби. Пропозиція послуг кур’єрських компаній величезне, залишається вибрати найбільш підходящу по співвідношенню ціни і якості.

    Цей варіант більш швидкий, але і дорожчий, ніж поштове відправлення.
  7. Найпоширеніший і дешевий, хоча і найбільш довгий варіант — відправка оригіналу рахунку поштою. Йдемо (або відправляємо співробітника) до найближчого відділення зв’язку, набуваємо конверт (краще формату А4, щоб не м’яти документ), пишемо на ньому адресу партнера і свій у відповідних місцях і відправляємо, сплативши послуги пошти з його доставки простим або рекомендованим листом. Вважається, що прості відправлення доходять швидше.

    Для спокою можна заповнити також повідомлення про вручення листа адресату. Це додаткові витрати, але незначні.

Зверніть увагу

Перш ніж відправляти партнеру оригінал рахунку, краще погодити з ним електронну версію: чи немає помилок, зауважень по сумі до оплати та іншим істотним моментам.

Корисні поради

Сформувати рахунок можна за допомогою таких онлайн-сервісів для малого бізнесу, як, наприклад, «Ельба» або «Моя справа». У них зробити це можна безкоштовно після нескладної реєстрації, за невелику разову плату або в рамках пакета абонентського обслуговування.