Як визначити термін зберігання документів

Як визначити термін зберігання документів

Яким би видом діяльності не займалася організація, у процесі своєї життєдіяльності вона створює серйозні обсяги документації, які необхідно зберігати. Чим більше підприємство і чим більші сфера його діяльності, тим більшим буде обсяг накопичених документів. Природно, що рано чи пізно виникає питання сортування та знищення неактуальною документації. Залишилось визначити, що ж можна знищити, а що все ще необхідно зберегти.

Інструкція

  1. Для того щоб систематизувати документацію, для кожного вступника на зберігання документа необхідно визначити термін зберігання, після закінчення якого документ можна буде знищити без ризику для організації.

    Скористайтеся затверджений перелік документів, за якими термін зберігання встановлюється Росархивом. Основним документом, на який слід орієнтуватися при систематизації такого роду документації, є «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання» (затв. Росархивом 06.10.2000 р.)
  2. Вивчіть також відомчі переліки, до яких вам необхідно буде вдатися, якщо ваша організація потрапляє під відомчу кваліфікацію (наприклад, існують переліки для військових відомств, банківських відомств та ін.) Для найбільш поширених типів організацій також сформовані переліки документації (наприклад, для акціонерних товариств).
  3. Ряд документів підлягає зберіганню відповідно до своєї специфіки, наприклад, податкова документація обов’язкове до збереження на термін не менше 4 років, а бухгалтерська звітність — не менше 5 років.
  4. Використання переліків — найбільш зручний спосіб систематизації документів, оскільки для кожного типу документації встановлено чіткий термін зберігання. Однак не всі документи можна розподілити за переліками. Для частини документів термін зберігання повинен бути встановлений самою організацією.

    З цією метою організація відповідним наказом створює експертну комісію, яка на регулярній основі проводить експертизу цінності документів, визначаючи строки зберігання і знищуючи документи, за якими термін зберігання закінчився або не потрібно. Важливо, щоб до складу комісії входили люди, здатні прорахувати затребуваність документа і ймовірні ризики від його втрати.