Як влаштувати презентацію

Як влаштувати презентацію

У ряду ділових заходів фірми презентація — подія особлива. Це діловий рекламний свято, суть якого — представлення організації і значимих фактів її життя: «народження», позитивних змін, створення нових продуктів (послуг). Тривалість презентації може бути різною: одному заходу достатньо 10-15 хвилин, другому — два-три години, а третє «забере» робочий тиждень. Яка б не була тривалість презентації, запорука її успішного проведення — ретельна підготовка церемонії.

Інструкція

  1. Чітко визначте цілі і пріоритети презентації: наприклад, формування іміджу, залучення нових клієнтів, нових партнерів (інвесторів, постачальників, споживачів), інформування про інновації, налагодження зв’язків з громадськістю, владою і т.д. Головне — привернути увагу цільової аудиторії, зацікавити її, грамотно показати перспективи.
  2. Визначте головну ідею (задум, концепцію) презентації. Призначте місце, дату та час її проведення. Краще проводити презентації (при тривалості 1,5-2 години) після обіду. Коктейль або фуршет — по закінченні (тривалістю 1-2 години). Запрошення підготуйте заздалегідь. Вони не повинні бути знеособленими — звертайтесь до конкретних осіб. Вкажіть у посланнях місце, терміни, програму презентації, склад учасників, орієнтири (адреса) і маршрути транспорту.
  3. Підготуйте якісну і, по можливості, різноманітну поліграфічну рекламну продукцію: прес-релізи, листівки, буклети, проспекти, каталоги. Доречні й бажані на презентації тематичні стенди, планшети про компанію (наприклад, про річний товарообіг, про географію збуту, підвищення кваліфікації працівників, партнерів, публікації про фірму в пресі). Пожвавлять захід зразки продукції, монітори з відеороликами, розміщені у фойє.
  4. Розробіть сценарій свята. Відкриває і веде захід зазвичай посадова особа фірми. Це може бути керівник служби PR або служби маркетингу. Уміння говорити, володіти аудиторією — обов’язкові для такої персони.

    Розробіть сценарій за оптимальною для фірми схемою. Вона може включати:

    - Зустріч учасників;

    - Подання керівників фірми гостям і (або) цікавих осіб-гостей всім присутнім;

    - Показ короткого (до 12 хвилин) відеофільму про організацію з сюжетами, пов’язаними з інформаційним приводом, метою та ідеєю презентації;

    - Короткі повідомлення (до 5 хвилин) представників фірми (не більше п’яти осіб) з питань, потенційно цікавим учасникам — з демонстрацією продукції, поданням послуг (у дії, в макетах, слайдах, мультимедіа-показі);

    - Відповіді представників компанії-господині на питання гостей;

    - Виступи запрошених: коментарі, поздоровлення, побажання;

    - Вручення гостям сувенірів, фірмових рекламних матеріалів;

    - Проведення неформальної частини презентації — бенкету (фуршету) з розважальною програмою (на розсуд).
  5. Продумайте всі складові «заключного акорду». Найбільш зручний для контактів фуршет «стоячи», коли запрошені можуть вільно переміщатися і спілкуватися один з одним. Як правило, програма презентації завершується тостом почесного гостя. Від імені всіх присутніх він висловлює слова подяки організаторам з побажаннями успіхів і процвітання їх установі.

Зверніть увагу

Щоб презентація не стала невдалим експромтом, корисно провести дві-три репетиції

заходи: координація дій вимагає обов’язкових «прогонів».

Корисні поради

Не забудьте про фірмовий стиль майбутньої презентації, який повинен знайти своє відображення в оформленні приміщення, в одязі співробітників, у дизайні рекламних послань і т.д. Не у всіх фірм є уніформа. Звичайну «протокольну» одяг пожвавлять однакові деталі, що підкреслюють корпоративність (варіант — шарфи і краватки одного кольору). Рекламно-жартівливі наряди з «фірмовими асоціаціями» припустимі для декількох учасників, зустрічаючих гостей і вручають рекламні матеріали.