Як враховувати накази

Як враховувати накази

Розпорядчі дії роботодавця, які пов’язані з трудовою діяльністю співробітників, — прийом на роботу, звільнення, надання відпусток, зміна обсягу робіт, застосування стягнення або оголошення подяки — оформляються розпорядженнями керівництва. Для правильного ведення кадрового документообігу необхідно грамотно складати, зберігати і враховувати накази.

Інструкція

  1. Визначте особа в організації, яка буде нести відповідальність за звернення, зберігання та облік кадрових документів. Це може бути начальник відділу кадрів або співробітник служби персоналу, а так само сам керівник фірми. Створіть наказ про покладання обов’язків на працівника, відобразіть їх в посадовій інструкції, ознайомте уповноважена особа до призначення.
  2. Оформіть книги реєстрації наказів по особовому складу та основної діяльності. У журнал обліку розпоряджень вносите такі записи:

    - Порядкові номери і дати відміток;

    - Порядкові номери наказів;

    - Посади та прізвища осіб, які стверджують проект;

    - Короткий зміст наказів.

    Дотримуйтесь процедуру присвоєння порядкового номера кожному наступному наказом, не пропускаючи запису і не вставляючи пропущені номери.

    При внесенні змін виконуйте дії, аналогічні виправлень у трудових книжках: не підчищати, не видаляйте і не зафарбовуйте невірні записи. Напишіть «запис від (число, місяць, рік) номер (порядковий номер запису) недійсна» і нижче зробіть позначку про внесені виправлення.
  3. Визначте місце для зберігання бланків та готових примірників. Врахуйте, що накази — це документи внутрішнього використання, вони повинні зберігатися в недоступному для сторонніх очей місці. Для ознайомлення зі змістом розпоряджень запрошуйте співробітників безпосередньо в службу персоналу або відділ кадрів, дозволяйте вивчати текст і ставити підписи тільки в присутності особи, відповідальної за ведення і зберігання наказів. Як найкраще сховище для таких важливих документів використовуйте сейф або сейф, тоді ви надійно захистите недоторканність розпоряджень та бланків суворої звітності.
  4. Відповідно до наказів Російського архіву зберігайте накази в організації необхідну кількість років, а після закінчення терміну оформите передачу справ в архів.