Як врахувати в цілях оподаткування

Як врахувати в цілях оподаткування

Іноді в процесі господарської діяльності компанії співробітники використовують особистий мобільний телефон для службових цілей, тобто витрачають кошти, що перебувають на особовому рахунку. У цьому випадку роботодавець повинен відшкодувати витрати. Як ці витрати врахувати в цілях оподаткування?

Вам знадобиться

- Договори на надання послуг зв’язку;
- Рахунки, рахунок-фактури;
- Деталізація особового рахунку.

Інструкція

  1. Спочатку слід зауважити, що згідно ст.138 гл.28 Трудового кодексу РФ, працівник повинен отримати згоду керівника на використання свого особистого майна в службових цілях. Для цього дана умова пропишіть у вигляді додаткової угоди до трудового договору або ж оформіть у вигляді наказу. Перший випадок доцільно використовувати тоді, коли відшкодовувати витрати доведеться регулярно, а наказ можна скласти, коли витрати відшкодовуються в одиничних випадках.
  2. У розпорядчих документах вкажіть максимальну суму компенсацій. Пам’ятайте, що всі витрати повинні бути неодмінно економічно обгрунтовані. Природно, що, якщо ви розмовляєте з іншою країною або замовляєте будь-які програми, ці витрати не можуть бути враховані при розрахунку податку на прибуток. А якщо ви дзвонили діловому партнеру в інше місто, то цілком можете їх відобразити.
  3. Обов’язково підтвердьте всі витрати. Для цього зверніться у центр обслуговування абонентів за розрахунковими листами, рахунок-фактурами, рахунками та актами надання послуг. Пам’ятайте, що до цих документів повинна додаватися і роздрук з особового рахунку (деталізація).
  4. Для того, щоб підтвердити той чи інший вихідний дзвінок, прикладіть копії договору з цим партнером, при цьому в реквізитах повинен бути вказаний той номер, який знаходиться в деталізації рахунку. Також для того, щоб врахувати дані витрати в цілях оподаткування, візьміть і договір даного співробітника з його стільникового компанією на надання послуг зв’язку.
  5. Компенсації за використання особистого телефону співробітником відобразіть в складі інших витрат, пов’язаних з виробництвом та реалізацією продукції. Як правило, ці суми зменшують податкову базу при розрахунку податку на прибуток. Саме тому будьте гранично уважними при обліку таких операцій, адже податкові інспектори будуть ретельно вивчати документи, що підтверджують витрати.
  6. Запам’ятайте, що компенсація може виплачуватися тоді, коли витрати вже здійснені, тобто роботодавець після ознайомлення з деталізацією повинен розрахувати розмір виплати і, якщо необхідно, видати наказ.

Корисні поради

Дані виплати не обкладаються ЕСН, НДФЛ, також на суми не нараховуються страхові внески на обов’язкове пенсійне страхування.