Як вручити лист


 

Коли потрібно направити адресату офіційні документи: заяву, претензію, копію позовної заяви та інші, — кореспонденція є не просто важливою, а юридично значимої. Щоб вручення відбулося з точки зору закону, необхідно дотримати певну процедуру.



Інструкція

  1. Складіть документ, який будете направляти одержувачу, у двох примірниках. Один з них повинен залишитися у вас.
  2. Якщо є така можливість, доставте документ особисто. Вручення зробіть безпосередньо одержувачу або його уповноваженому представнику. Повноваження представника можуть засвідчуватися довіреністю або випливати з закону. Кореспонденцію, адресовану приватній особі, надійніше вручати йому самому під розписку. Якщо ви передаєте документи юридичній особі, зробіть це через секретаріат або канцелярію. Коли одержувач — посадова особа, можна використовувати будь-який з цих варіантів.
  3. При особистому врученні обов’язково добийтеся, щоб на вашому екземплярі залишилася розписка прийняв кореспонденцію особи. Людина, якій ви передаєте документ, повинен написати слово «отримав», свої прізвище та ініціали, а також поточну дату і, звичайно, залишити розпис. Якщо він є співробітником організації, повинно бути зроблено також вказівку на займану ним посаду.
  4. Коли є така необхідність, направте кореспонденцію одержувачу через кур’єра або посередника, не забувши проінструктувати їх про те, кому і як слід її вручити.
  5. Якщо у вас немає можливості доставити кореспонденцію особисто, або одержувач ухиляється від її прийняття, скористайтеся послугами пошти. Слід зробити виліт рекомендованим листом з повідомленням і описом вкладення. В деяких випадках це єдиний варіант, при якому суд або інший уповноважений орган визнають вручення відбувся. На підтвердження факту отримання адресатом листа вам повернеться документ — поштове повідомлення. Опис вкладення потрібна, щоб мати доказ направлення поштою не порожнього листа або стороннього документа, а саме того, який потрібно вручити.
  6. Після того як вам повернеться повідомлення, його й опис вкладення прикріпіть до залишився у вас примірнику документа. Зберігайте, поки необхідність в цьому не відпаде.